2014年秘書資格二級輔導(dǎo)資料:辦公室工作的性質(zhì)

　　辦公室工作的性質(zhì)

　　如果我們能把辦公室放入組織整體中去探討它特定的職能和服務(wù)，這會是很有意義的事情。大家都知道辦公室從來都不是單獨(dú)起作用的，它的存在與組織內(nèi)其他部門是密不可分的。它們都表現(xiàn)為以下三個方面的基本特征：

　　1、從屬性

　　相對于一個組織首要的關(guān)注點(diǎn)，辦公室始終處于一種次要地位，它的職能是從屬性的。但是這種從屬性職能的支持對于任何一個企業(yè)又都是必不可少的。辦公室其實(shí)是組織整體系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，這就正如組織整體本身就是更大系統(tǒng)或超系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)一樣。

　　2、補(bǔ)充性

　　正因?yàn)檗k公室工作對一個組織首要的工作是從屬性的，它的職能也就具有了補(bǔ)充性的特點(diǎn)。這是因?yàn)檗k公室提供的所有的服務(wù)一定是組織內(nèi)其他部門活動的必要的補(bǔ)充。

　　3、管理性

　　辦公室另一個重要作用是它的管理職能。實(shí)際上，對于一個社會組織而言，辦公室是實(shí)施內(nèi)部管理的惟一機(jī)構(gòu)。辦公室的控制職能通過一系列檢查和次金平衡得以實(shí)施。比如它通過制定嚴(yán)格的預(yù)算來管理支出;通過實(shí)施打卡上班及彈性合理政策對人員進(jìn)行管理;它通過建立一系列基本的程序?qū)?yīng)品的發(fā)放進(jìn)行管理等等。

　　辦公室實(shí)際上就是一個組織信息處理的中心，它所實(shí)施的也基本上是一種信息傳遞和文件工作的支持的輔助職能，這些職能的實(shí)施始終處于一個組織的核心。它的職能在很大程度上是與各種形式的信息處理相聯(lián)系。形象地說，辦公室就像聯(lián)系外界與組織內(nèi)不同部門之間的媒介物。

　　現(xiàn)代社會是一個信息社會，信息的泛濫已經(jīng)成為一個不容忽視的問題，所以現(xiàn)在的焦點(diǎn)已經(jīng)不再是信息量不足的問題，而是從大量的信息中，鑒別出何種信息是組織工作不同目的所需要的東西，并最大限度地利用它。

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