2014年秘書資格二級(jí)輔導(dǎo)資料:檔案的轉(zhuǎn)移

　　檔案的轉(zhuǎn)移

　　我們每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文件，而在這個(gè)“寸土寸金”的社會(huì)里，我們的辦公室沒(méi)有多余的空間存放這么多的紙質(zhì)檔案，因此要把它們轉(zhuǎn)移到指定的貯藏室里，需要用時(shí)再取出。轉(zhuǎn)移檔案要制定一個(gè)周密的計(jì)劃，并且要有很多的步驟，這樣才能安全容納大量資料。

　　1.在轉(zhuǎn)移之前計(jì)劃好新的檔案。

　　2.如果全部檔案都要轉(zhuǎn)移，文件抽屜里只留下導(dǎo)引卡，要為新的檔案提前準(zhǔn)備好文件夾，文件夾的標(biāo)簽上使用與以前文件夾不同的顏色標(biāo)明日期和主題。

　　3.如果留下文件夾和導(dǎo)引卡，要準(zhǔn)備一套文件夾裝轉(zhuǎn)移抽屜里的材料，在這些文件夾上貼上與原來(lái)的檔案相同的標(biāo)簽并提前作好轉(zhuǎn)移準(zhǔn)備。

　　4.如果有足夠的空間，可以讓準(zhǔn)備轉(zhuǎn)移的檔案在辦公室里再放幾個(gè)星期，直到新的檔案中積累了足夠的參考資料。

　　5.確保貯藏室有足夠的空間和適合的環(huán)境存放舊檔案。

　　6.為避免影響正常的辦公室工作，要在制定轉(zhuǎn)移計(jì)劃的幾個(gè)小時(shí)之內(nèi)完成整個(gè)轉(zhuǎn)移過(guò)程，這時(shí)不妨多找?guī)讉€(gè)人來(lái)幫忙，分工合作，既高效又保持工作質(zhì)量。

　　7.在所有轉(zhuǎn)移文件或盒子上貼上標(biāo)簽，寫明檔案的內(nèi)容、日期等內(nèi)容以便認(rèn)讀時(shí)方便省時(shí)。

　　8.把轉(zhuǎn)移的檔案或盒子捆緊，并在運(yùn)送過(guò)程中確保安全。

　　電話使用規(guī)定

　　(1)辦公室電話是為辦公提供的，因公打長(zhǎng)途電話須經(jīng)秘書同意，并登記聯(lián)系單位、聯(lián)系入、聯(lián)系事由和通話時(shí)間等，每月秘書與電信局結(jié)算。

　　(2)因私事打長(zhǎng)途或市內(nèi)電話原則上不予辦理。

　　(3)凡未經(jīng)同意而私自撥打長(zhǎng)話者，除費(fèi)用自理外，還應(yīng)根據(jù)情況就長(zhǎng)話費(fèi)用給予1～3倍的罰款。

　　(4)因公市內(nèi)電話亦應(yīng)按規(guī)定登記，非因工作需要不準(zhǔn)打市話。

　　(5)非本系工作人員不準(zhǔn)使用本系話機(jī)打外線和長(zhǎng)途電話。

　　(6)不論何種電話，均應(yīng)節(jié)約時(shí)間“長(zhǎng)話短說(shuō)”，嚴(yán)禁用電話閑聊。

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