2014年秘書資格三級(jí)復(fù)習(xí)筆記:辦公室日常事務(wù)管理

　　第二章第三節(jié)辦公室日常事務(wù)管理

　　一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作

　　(一)基礎(chǔ)知識(shí):改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：①重新安排;②修改;③替換;④合并;⑤精簡。

　　(二)工作程序: 無論是復(fù)雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個(gè)基本步驟：定義→評(píng)價(jià)→分析→改進(jìn)→實(shí)施

　　(三)工作流程分析改進(jìn)的基本步驟: 工作流程分析與改進(jìn)的目的可以簡要地概括為需要回答的3個(gè)問題：①我們現(xiàn)在何處(現(xiàn)狀)?②應(yīng)在何處(改進(jìn)的目標(biāo))?③如何到達(dá)該處(改進(jìn)的方法)?

　　二、處理突發(fā)事件

　　(一)基礎(chǔ)知識(shí)

　　1.突發(fā)事件的種類:可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi);②傷害;③疾病;④炸彈威脅或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則:(1)快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展;(2)以人為本，保護(hù)公眾利益;(3)公開透明，真誠面對(duì)公眾;(4)重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期;②事故地點(diǎn);③事故涉及的人員;④事故的證人;⑤事故過程的概述;⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報(bào)告表記錄在事故報(bào)告表上的信息主要有：(1)完成表格人員的姓名、身份。(2)事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。(3)發(fā)生事故的日期、地點(diǎn)。(4)事故的細(xì)節(jié)及對(duì)事故的看法，(5)進(jìn)行的急救行動(dòng)和醫(yī)療處理的情況，包括由誰進(jìn)行。(6)必要時(shí)還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。(7)填寫表格的人員簽名和日期。

　　(二)處理突發(fā)事件的工作程序考試用書

　　1.突發(fā)事件的預(yù)防措施:(1)以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)具體處理程序。(2)用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。(3)張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。(4)實(shí)行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來測(cè)試編寫的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對(duì)行動(dòng)。(5)明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。(6)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況，如有報(bào)警裝置、滅火器、急救包等。(7)保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報(bào)警裝置的定期檢查和維護(hù)。

　　2. 突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施是：(1)準(zhǔn)備清除的書面緊急情況處理程序。(2)用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。(3)在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。(4)實(shí)行緊急情況模擬演練來測(cè)試編寫的程序。(5)明確員工在緊急情況下的職責(zé)。(6)保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員。(7)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理情況。(8)保證定期檢查和更新設(shè)備。

　　3.處理突發(fā)事件的工作流程:(1)及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場;(2)查找問題的原因;(3)成立臨時(shí)指揮中心;(4)控制源頭，釜底抽薪;(5)召開新聞發(fā)布會(huì)

　　三、完成督促檢查工作

　　(一)基礎(chǔ)知識(shí)

　　1.督查工作的內(nèi)容:(1)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項(xiàng)。(2)上級(jí)直屬單位的重要工作部署與重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況。(3)本單位的中心工作、重要會(huì)議及文件決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況。(4)新聞媒體和重要客戶對(duì)本單位的批評(píng)、建議的答復(fù)與處理情況。(5)人大代表、政協(xié)委員以及職代會(huì)、股東會(huì)的議案、提案和建議的辦理情況。(6)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理情況，以及基層請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決問題的辦理情況。(7)秘書在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專項(xiàng)督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項(xiàng)。

　　2.秘書督查工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性。

　　3.督查工作的原則有：(1)實(shí)事求是的原則;(2)主動(dòng)性的原則;(3)分層次落實(shí)原則;(4)時(shí)效性原則;(5)督查與幫辦相結(jié)合的原則。

　　1.督查工作的方法督查工作的方法有：(1)書面督查;(2)電話督查;(3)專項(xiàng)督查;(4)會(huì)議督查;(5)調(diào)研督查。

　　(一)工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)椋航晦k→立項(xiàng)→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。

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