2014年秘書三級考試重要筆記:發(fā)送會議通知

　　發(fā)送會議通知

　　(1)發(fā)送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)發(fā)送內(nèi)容

　　1)預(yù)備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。

　　2)需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知中可加入明信片。

　　3)會議中使用的有關(guān)票據(jù)。

　　4)附說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，標明交通工具及線路。

　　(3)發(fā)送會議通知的注意事項

　　1)明確會議通知發(fā)送對象。

　　2)落實發(fā)送的回復(fù)確認環(huán)節(jié)。

　　3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。

　　會議通知

　　(1)會議通知的主要內(nèi)容：被通知部門、人員、職務(wù)、通知事由、會議時間、會議地點、出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名 和職務(wù)、通知日期。

　　(2)按正確格式擬寫會議通知及會議回執(zhí)。

　　3.會議的各種準備工作

　　(1)制作姓名卡片、會議證件的方法

　　1)內(nèi)容設(shè)計上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

　　2)重要的大型會議要貼本人照片，并加蓋印章。

　　(2)會議文件資料發(fā)放的基本方法

　　1)按照與會者名單，準備好每人一個文件袋。

　　2)分發(fā)重要文件要編號、登記，保密文件要注明密級。

　　3)征求意見稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。

　　4)適時適量。

　　5)內(nèi)容重要又需要事先送達與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。

　　(3)會議所需用品和設(shè)備的準備

　　1)準備會議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。

　　2)會議用品和設(shè)備的類型分為必備用品和特殊用品。

　　(4)預(yù)訂內(nèi)部會議室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在確定準確的會期后，應(yīng)盡早預(yù)訂。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落實。

　　3)會議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。

　　4)留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不宜太緊。

　　5)事先查看會議議程，了解會議是否需要音像輔助設(shè)備，并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

　　(5)接站報到工作的主要步驟

　　1)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會者到達的時間和聯(lián)系方式。

　　2)備有足夠的車輛和接待人員。

　　3)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引導(dǎo)牌或標識牌，表明報到的具體位置。

　　4)事先準備好文件袋發(fā)給報到人員。

　　(6)會議簽到和引導(dǎo)工作

　　1)小型會議可由秘書逐一進行簽到。

　　2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機進行簽到。

　　3)準備好登記本、簽字筆等用具，必要時準備好嘉賓的留言簿。

　　4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會者入場。