2013二級秘書辦工事務(wù)和管理筆記:辦公室布置要素

　　一、辦公室的布置要素

　　辦公室的物質(zhì)條件，應(yīng)加以適當(dāng)?shù)脑O(shè)計，所有物質(zhì)工作條件的主要要素為：(一)光線;(二)顏色;(三)音樂;(四)空氣;(五)聲音。這些要素不應(yīng)分開設(shè)計，它們相互之間，不僅具有密切的關(guān)系，且與辦公室的位置、布置、設(shè)計、機械等也有關(guān)。譬如，光線與顏色有關(guān)，而顏色又與辦公室的布置有關(guān)。因此，上述要素的設(shè)計應(yīng)注意互相協(xié)調(diào)。?

　　(一)光線

　　充足的光線是辦公室環(huán)境的重要因素之一。辦公室的光線應(yīng)使工作人員易看且不易疲勞。只有光線充足、舒適，才能夠使工作人員減少疲勞、減少錯誤，做更多的工作，保持充沛的精力。?

　　辦公室光線的來源包括自然光、日光燈及白熾燈。自然光有益于心理的健康，但因早晚光線不一，因此需有其人造光以彌補光線不足。日光燈能提供大量的照明，最適宜辦公室布置。

　　辦公室光線系統(tǒng)的基本設(shè)計共有五種：直接光、半直接光、間接光、半間接光、直接間接光。其中，采用間接光或直接間接光較為優(yōu)良。適當(dāng)?shù)靥岣咿k公室的光線的經(jīng)費，是一種健全的投資。良好的光線約占辦公室總工作成本的2%，而不良光線亦占總工作成本的0.5%。即僅增加總成本的1.5%，就在光線方面獲得舒適、準(zhǔn)確及精神上的滿足。根據(jù)許多的研究顯示，能提供適當(dāng)?shù)墓饩€，則辦公室的效率能提高10%-15%。?

　　(二)顏色

　　顏色會影響人類的情緒、意識及思維。譬如顏色通常對于人類的血壓及性情產(chǎn)生重要的影響。某顏色對于某些人有舒適的感覺;另外的顏色卻有相反的效果，有些顏色使人心情放松;有些顏色則令人感覺郁悶。有些顏色能加速心智的活動;有些顏色則降低心智的活動。?

　　黃色、橙色與紅色稱為暖色，這些顏色令人心理上感到溫暖與愉快。反之，藍色、紫色與綠色稱為冷色，它們令人感到平靜。淺黃色、灰褐色與象牙色等淡色，令人有適度興奮之感。

　　目前辦公室的顏色是趨向于單色化，亦即地板、增與窗簾的顏色要調(diào)和，然后再加上一種較鮮亮的顏色。譬如，先選擇桌子的顏色，然后地毯的顏色選擇與桌子的顏色相調(diào)和，而較地毯淡的顏色，可作為墻壁與窗簾的顏色。椅子或附屬品如圖畫、桌子附屬品、燈，則可愛要用鮮艷的顏色。?

　　總之，地板的顏色宜較墻壁的顏色深，墻壁的顏色則應(yīng)較天花板為深。會議會客室宜用黃色或赤色。辦公室夏季用藍色與綠色，冬季宜用黃色與橙色。天花板的顏色，以白色為最佳。地板的顏色宜采用棕色，較不易污染。桌面的顏色則宜淺。下列地點的顏色采納原則建議如下：?

　　普通辦公室：天花板宜用白色，面對職員的墻壁宜用冷色，其他墻壁的顏色宜用暖色如淺黃色。所有墻壁的顏色應(yīng)注意互相調(diào)和。

　　會議室：以淺色與中性的顏色為最佳。?

　　會客室：以歡愉的、中性的顏色為最佳。?

　　走廊：宜用明亮的顏色，因其缺少自然光線。?

　　休息室：男宜用藍色;女宜用淡紅色。?

　　私人辦公室：深的和鮮艷的顏色，視主人之偏好而定。?

　　地下室與貯藏室：宜用具有高度反射光線的顏色。

　　(三)空氣調(diào)節(jié)

　　空氣調(diào)節(jié)即控制辦公室中空氣的溫度、 流通、濕度與清潔四個基本因素。如只控制其中的三個因素、二個因素或一個因素，只能稱為部分的空氣調(diào)節(jié)，而非全部的空氣調(diào)節(jié)。許多辦公室的溫度太高，工作人員有不舒適與頭昏之感。應(yīng)于冷暖機上裝設(shè)調(diào)節(jié)器，以調(diào)節(jié)溫度。?

　　濕度會影響人類的舒適與效率。在同樣溫度之下，潮濕的空氣令人感覺熱，而干燥的空氣則令人感覺冷。特別潮濕的空氣，會引起呼吸器官的不舒適并引起沉悶、疲倦之感覺。同樣，特別干燥的空氣則經(jīng)常引起焦慮與精神急躁之感。辦公室理想的相對濕度是40%-60%。如相對濕度是20%，則辦公室的空氣太干燥;當(dāng)相對濕度是70%，則空氣太潮濕。?

　　空氣，如缺乏適當(dāng)?shù)耐L(fēng)，則令人感到昏昏沉沉與極度的疲勞。正常的通風(fēng)標(biāo)準(zhǔn)是每個人每小時約需2000立方米的空氣。

　　(四)聲音

　　嘈雜的辦公室并非有效率的。噪音令人感到不愉快、分散注意力、增加工作成本、且容易造成工作的錯誤。一個效率高的辦公室，應(yīng)注意聲音的調(diào)節(jié)，防止噪音，力求辦公室的安靜。

　　減少或盡可能消除聲音的來源：在打字機與計算機底下毛墊，并在其余的設(shè)備底下置橡皮墊。在機械上的防聲櫥亦能有效地排除聲音。此外，在檔案柜、門、桌子、椅子上，涂上一些潤滑劑，及請求職員為別人設(shè)想，減少不必要的談話，養(yǎng)成職員相互低談的習(xí)慣，均能減少聲音。?

　　設(shè)辦公室于安靜之處。建筑物之項樓通常是聲音較低之處，因遠離街道車輛與行人。此外，避免將辦公室直接暴露于聲源或太擁擠之處。?

　　把辦公室與聲源隔離。將所有發(fā)出音響的設(shè)備與機器，置于一個單獨的房間，倘不可能的，將主要的聲源設(shè)備與機器集中于一處，較散置于辦公室各處為優(yōu)。

　　辦公室的地板、天花板與墻壁，采用防音板或吸音的物質(zhì)時，聲音即很快地消失。地板采用地毯可吸收聲音。同樣，窗簾亦能吸收聲音。天花板及墻壁可采用多孔纖維狀的礦物瓦，及多硬紙板作成的吸音板。?

　　窗戶宜用兩層玻璃，當(dāng)街市聲音太嘈雜時，將窗戶關(guān)閉。?

　　任何辦公器具不得于金屬墻之前，以減少回音。?

　　按照工作流程布置座位，以減少往返走動之聲。?

　　接待來賓，宜專設(shè)會客室，以免談話影響辦公。?

　　(五)音樂

　　當(dāng)職員工作時，如播放適當(dāng)音樂，則可改進工作的條件，減輕心理與視覺的疲勞，減少精神的緊張，并使職員有愉快之感。?

　　辦公室的工作，因播放音樂而顯示最大益處的工作包括：檔案、收發(fā)、打字、接待、打孔與查對等。在對35000名以上職員所做的一項調(diào)查顯示，90%以上的職員喜歡在工作時播放音樂;同數(shù)的職員相信音樂能使工作更加愉快;并且?guī)缀?5%的職員稱播放音樂，工作就不會感到單調(diào)。?

　　音樂需加適當(dāng)?shù)目刂?，即為實現(xiàn)特別目的，音樂應(yīng)預(yù)先安排。凡令人分散注意力與引起注意力的音樂，如沉悶的管樂與獨奏曲應(yīng)予排除。音樂之選播應(yīng)配合特別的辦公室工作，視職員的性情需要。早晨宜選用輕松愉快的音樂，最大激勵的音樂可于中午前及下午播放。辦公室的音樂，以選播輕快的古典音樂與節(jié)奏輕快的音樂為主。

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