2013年四級秘書考前夯實(shí)筆記:辦公室事務(wù)與管理-1

　　第二章辦公室事務(wù)與管理

　　1.辦公環(huán)境的維護(hù)的依據(jù)：三大法律：《憲法》、《勞動法》、《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》

　　2.在企業(yè)辦公室中安全檢查，如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，秘書有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決P244

　　3.安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。秘書要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用。在錄像中出現(xiàn)的隱患：①電話線糾纏②消防栓放在柜子后面③道路上堆放貨物④太陽光照在電腦上⑤有人來訪時未關(guān)電腦⑥寫字樓中有人吸煙(P245中)

　　4.信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息、紙面信息和電子信息(P245下)

　　5.當(dāng)涉及公司保密信息時，你應(yīng)該做到：機(jī)智、穩(wěn)重、果斷、有外交手段。

　　6.做好口頭信息的安全：①員工在崗前培訓(xùn)時即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬;②在沒有確認(rèn)電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息。P246

　　7.做好紙面信息的安全：①接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;②在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;③用郵件發(fā)送保密信息時，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密或保密”;④極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里;⑤不再使用的保密文檔要粉碎。P246―P247

　　8.做好電子信息的安全：①計算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾動頁面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器②每一個使用者應(yīng)該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;③有保密信息的軟盤不應(yīng)該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上;P247

　　9.秘書在保密工作中需要注意的幾個方面：①文件保密：秘書要有很強(qiáng)的保密意識，對保密文件、資料，應(yīng)自覺做到接收、傳遞、保管方面的保密工作②會議保密：是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領(lǐng)導(dǎo)決定③科技保密：秘書的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的P247

　　10.秘書應(yīng)做好組織中特定信息的保密工作：包括人事信息、財務(wù)信息、產(chǎn)品信息和客戶信息P47下

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