2013年三級(jí)秘書(shū)資格考試講解：會(huì)務(wù)籌備概述

　　(一)會(huì)務(wù)籌備概述

　　1.會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:(1)會(huì)議準(zhǔn)備是否充分;(2)會(huì)議期間能否排除各種干擾;(3)環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備(4)文件材料的準(zhǔn)備情況;(5)會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查;(6)會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查;(7)檢查的其他內(nèi)容

　　2.會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過(guò)三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議工作人員匯報(bào)。第一，書(shū)面形式;第二，口頭形式;第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。

　　3.會(huì)務(wù)籌備情況的檢查的方法:務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：(1)聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào);(2)會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)的檢查

　　(二)會(huì)務(wù)籌備的程序

　　1.開(kāi)會(huì)檢查的程序:如對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況以匯報(bào)會(huì)的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括：

　　(1)會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小(2)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。(3)召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，并會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)和問(wèn)題。(4)匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)。

　　2.現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序:(1)先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門(mén).2)將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總。(3)按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)確項(xiàng)目都要有明確的記錄。(4)對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見(jiàn)，并以電話、文件或會(huì)議廳等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門(mén)予以糾正。