秘書資格三級考試考前精品復(fù)習(xí)資料：會議管理

　　主講內(nèi)容：會議管理(一)

　　本章提示：本章主要闡述了三級秘書應(yīng)掌握的會務(wù)管理技巧、諸如會前擬定會議籌備方案和應(yīng)急方案，檢查、審核會議狀況并及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通;會中對會議進(jìn)展，經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對突發(fā)事件的處理;會后對會議的評估與總結(jié)等。

　　第一節(jié) 會前籌備

　　學(xué)習(xí)目標(biāo)：通過對本章的學(xué)習(xí)，三級秘書需要了解各種會議籌備方案和應(yīng)急方案的內(nèi)容、擬定要求和基本程序，了解會務(wù)籌備情況檢查方式和程序，具備與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事項(xiàng)的基本能力。

　　一、會議籌備方案的擬訂

　　(一) 相關(guān)知識轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1. 會議籌備方案的內(nèi)容

　　(1) 確定會議的主題與議題

　　會議的主題是指關(guān)于會議要研究的問題、要達(dá)到的目的。

　　(4) 確定會議的時間和地點(diǎn)

　　會議時間包括實(shí)際進(jìn)行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會議的長短

　　會議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會場大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通方便，會議設(shè)施齊全

　　(5)確定會議所需的設(shè)備和工具

　　(6)確定會議文件的范圍并做好文件的印制工作

　　(7)確定會議代表的組成

　　(8)確定會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

　　(9)確定會議住宿和餐飲安排

　　(10)確定會議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工

　　例：秘書人員應(yīng)根據(jù)會議籌備方案的內(nèi)容，做好會前的()

　　A.分工協(xié)作

　　B.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

　　C.統(tǒng)一匯報(bào)

　　D.綜合檢查

　　答案：ABD會議籌備方案的作用

　　(1) 確保會議的周密組織

　　(2) 確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位

　　(3) 確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。電話會議及視頻會議

　　(1) 電話會議

　　電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。

　　1) 電話會議的交流的特點(diǎn)

　　A. 電話會議方便靈活準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速，是電子通信會議中花費(fèi)最少的。

　　B. 電話會議缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

　　C. 為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。

　　D. 電話會議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)

　　2) 電話會議信息工作的要求

　　A. 準(zhǔn)確發(fā)出開會信息

　　B. 認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料

　　C. 合理安排會場信息傳輸設(shè)備

　　D. 按時接通電話

　　E. 互相通報(bào)出席情況。

　　F. 做好會議記錄。(用錄音電話系統(tǒng)記錄會議信息)

　　(2) 視頻會議

　　視頻會議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號的一種現(xiàn)代化會議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定

　　1) 視頻會議的特點(diǎn)(視頻會議屬于同步會議)

　　A. 實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時傳遞

　　B. 打破了空間的限制

　　C. 節(jié)省時間、費(fèi)用。

　　D. 交流效果較好

　　E. 視頻會議局限，準(zhǔn)備時間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛

　　2) 視頻會議信息工作的要求

　　A. 發(fā)出開會信息

　　B. 分發(fā)文件信息資料

　　C. 布置會場

　　D. 設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備

　　E. 做好會議信息準(zhǔn)備

　　F. 采用先集中后分散的形式。

　　G. 匯總情況信息遠(yuǎn)程會議籌備方案的特點(diǎn)

　　(1) 遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金錢，與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點(diǎn)。

　　(2) 遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開會內(nèi)容告知電信公司。

　　(3) 會議材料‘程序必須盡量寄給與會人員

　　(4) 要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備

　　例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。 ()現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議可以使傳統(tǒng)的會議記錄方式不復(fù)存在。()遠(yuǎn)程會議實(shí)現(xiàn)了()進(jìn)行會議的交流和溝通。

　　A.異時

　　B.異種

　　C.異地

　　D.異向

　　E.異常

　　答案：AC

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