物業(yè)管理應用文書制作及運用的要領

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　　一、行政公文與其他文書的區(qū)別

　　在物業(yè)管理適用的各類文書中，行政公文的規(guī)范性最強。因而，行政公文也容易與其他文書區(qū)別開來。

　　行政公文一般由十八個部分組成，即秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。而其他文書一般只有標題、主送機關(或人)、正文、附件說明、成文日期和附件，甚至更少。

　　一般只要看到有文頭(即發(fā)文機關標識，如××物業(yè)管理公司文件)、有發(fā)文字號(如××字[2005]018號)、有印章這三個部分，就可判定是行政公文。當然，也要注意到特殊性，如會議紀要這種公文就可以沒有文頭而且不加蓋公章，發(fā)文日期在標題下，沒有主送機關和落款等。另外，更簡單的辦法是從標題上一般就可以區(qū)分，因為行政公文的所有文種都與其他文書的文種不同。

　　二、應用文書標題的制作

　　(一)公文式標題的構成要素

　　組成公文式標題的要素主要包括單位、區(qū)域(范圍)、時間、事由(內(nèi)容)、性質和文種等，其中“事由”和“文種”是最基本的要素。究竟選擇哪些要素來構成標題，一要考慮文種的寫作習慣和約定俗成的規(guī)定性，二要考慮寫作的實際需要。

　　公文式標題通過幾個要素的組合，明確地說明了下述問題：第一，這篇文章是做什么用的(文種);第二，文章是誰起草的(單位);第三，文章反映什么時間(時間)、什么區(qū)域(范圍)的什么事情(事由)。只要要素的排列組合合乎規(guī)律，就不會引起歧義。如計劃屬于事務文書，這種文書的公文式標題的全要素形式是“單位+時間+事由+文種”。例如，《××物業(yè)公司2004年度培訓計劃》。

　　(二)文章式標題的構成模式

　　從構成形式看，文章式標題可以有單標題和雙標題(即主副標題)。主標題一旦概括到某種程度，不能概括和反映需要傳達的涵義，就必須用副標題來做具體說明。

　　例如，某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動取得明顯效果后，集團公司要求該公司上報經(jīng)驗材料，以便在全集團推廣。這個經(jīng)驗材料的標題就可以制作為：“挖潛增效大有可為”，副標題可為“――某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動情況總結”。三、應用文書寫作的行款格式規(guī)則

　　行款格式是在長期的書面語表達中約定俗成的書寫行列款式?；緝?nèi)容包括標題、署名、分段、引文和序碼。

　　(一)標題

　　文章大標題書寫的基本規(guī)則是居中排列，字號應大于正文，字體也應與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。如果大標題字數(shù)較多，則應考慮分行排列，但分行時要注意前后意義的完整，在連貫排列時仍然要求居中。副標題應緊靠大標題下，中間不空行，題前要加破折號，所用字體也應區(qū)別于主標題。

　　(二)署名

　　署名一般放在文章的大標題之下，居中，上下各空一行，字號應小于大標題，字體也應區(qū)別于大標題和正文。

　　(三)分段

　　每個自然段的開頭要空兩個字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報告等應用文書的稱謂部分要求頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩個字。行政公文的主送機關(即受文單位)也要求頂格書寫，如果一行寫不下，回行時仍然頂格書寫，后面加冒號。

　　(四)引文

　　較短的引文可夾在正文中;如果是較長的引文，則需換行自成一段;排列上要比正文退兩格，首行和末行最好空一行，并在字體、字號上與正文有所區(qū)別。

　　(五)序碼

　　序碼的一般順序應該由漢字到阿拉伯數(shù)字，由無圈到有圈，其中阿拉伯數(shù)字(例如“1”)旁應為齊底線的圓點，不能是頓號(即應為“1.”，不能寫成“1、”)。序碼的使用，以一、二、三、四的“一”為例，應是：

　　一、……

　　(一)……

　　1.……

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　　(1)…… 　　四、應用文書的寫作要領

　　(一)行政公文的寫作要領

　　1.決定的寫法

　　決定的正文一般由緣由、意義和事項組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數(shù)語高度概括，涉及重大問題和重大行動安排或對專門事項作出決定時，其緣由則要具體、充分。決定的事項可采用一段到底、分條列項、小標題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點鮮明，依據(jù)充分，事實準確，切合實際。

　　2.通知的寫法

　　通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語，轉人通知事項。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可;任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務等。比較復雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應注意的問題，也可采用分條列項式寫法，分出層次，但要注意各條、項之間的邏輯順序。

　　3.通報的寫法

　　通報的正文主體由三部分構成。一是事實與評析。這部分是通報全文的重點和核心，寫法可虛實結合，先實后虛。即先適當?shù)卦攲懯聦?先進事跡、錯誤事實、重要精神或情況)發(fā)生的時間、地點、人員、主要情節(jié)、結果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗或教訓。二是決定，也稱結論。表揚的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽，給予什么獎勵;批評的要寫明對責任者懲戒的意見。三是結語，即提出要求或希望，號召大家學習先進或是告誡人們防止發(fā)生類似錯誤，或是要求大家重視某一情況、倡導某一精神。

　　4.報告的寫法

　　報告首先概括說明全文主旨，可開始即簡明扼要地將一定時間內(nèi)工作的有關情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動及對整個工作的估計、評價等。然后以“現(xiàn)將有關情況報告如下：”之類的通用語，轉人正文。主體(即報告事項部分)是報告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結合的方法進行敘述。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，報告也是使用較多的文種之一，常見的錯誤有三個：其一是當作前行文使用。如某物業(yè)管理項目負責人制作了一份《關于在A花園組織象棋比賽的報告》交公司領導批準，就是運用錯誤，應使用請示文種。其二是當作外行文使用。如給業(yè)主委員會等外圍組織反映情況時使用報告，就是運用錯誤。其三是與請示文種混用。如《關于更換對講機的請示報告》，就是把請示文種與報告文種混用了。

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　　5.請示的寫法

　　首先寫明請示的起因，即“為什么請示”;一般可運用敘事、說理相結合的表達方式，簡要說明為什么要請示及請示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請示事項，即“請示什么問題”。內(nèi)容較簡單的可全文一氣呵成，一貫到底;內(nèi)容復雜的則應分段表述。

　　如果是請求對某一工作的指示或對處理某項問題的批準，則應提出自身的意見或處理辦法;如果有兩種以上的方案或意見，則應表明自身的傾向性意見，以便上級單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時準確的回答。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應注意以下幾點：

　　(1)必須堅持一事一請示;

　　(2)請示在未獲批準前，不得對下屬單位發(fā)送;

　　(3)如需向兩個上級單位同時請示，只能采取一個主送和一個抄送的辦法(請示公文的主送單位只能是一個)，不可多頭報送以免造成誤會而貽誤工作;

　　(4)嚴禁越級請示;

　　(5)請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當。

　　6.批復的寫法

　　批復只答復請示事項，對請示的問題只作原則性、結論性的指示和決定。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復應注意以下幾點：

　　(1)批復是對請示作回復，所以在批復的開頭一定要完全引述來文字號和標題，不可只引文號，或只引標題;

　　(2)批復要有針對性，要態(tài)度明朗，觀點明確，措辭要莊重、周密、準確。同時要注意，只能在職權范圍內(nèi)批準、答復問題，否則即是無效批復;

　　(3)必須有正式的書面請示才能批復，口頭或電話請示不能作為批復的依據(jù);

　　(4)批復一般只給來文請示的單位。如有普遍意義，也可以同時抄送所屬各單位。

　　此外，對于下級送來報告，若認為有必要，也可以批復。

　　7.意見的寫法

　　首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對有關問題或某項工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結尾習慣用語一般為“以上意見，請結合實際貫徹執(zhí)行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結束語。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見應注意以下幾點：

　　(1)意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見，要有針對性、可行性，文字表述要明確具體。

　　(2)意見在正式公文中，主要用于平行單位和對下級單位，對上級單位應慎重使用。對上級單位行文，多用“請示”、“報告”等文種。

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　　8.函的寫法

　　首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項，明確地將問題、要求或答復意見告知對方。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時，要注意態(tài)度的坦誠、熱忱，語氣的平和、謙虛，在措辭上嚴謹?shù)皿w。

　　9.會議紀要的寫法

　　首先簡單介紹會議概況，包括會議的起止時間、地點、主持人、參加與列席人員、議題、會議進展情況、主要成果，這些是會議紀要開頭不可缺少的“七要素”。有些會議紀要，還要交代召開會議的依據(jù)，會議的指導思想、目的、要求、會議程序以及對會議的評價等有關內(nèi)容。重要的與會者和發(fā)言，也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字簡短。

　　會議紀要的主體部分要根據(jù)會議的原始材料，經(jīng)過認真分析整理、提煉加工，相對具體地把會議的主要議題、討論意見、基本結論、任務、要求等會議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分一般有兩種常用的表述方法：

　　(1)概述法。把會議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起，圍繞會議的中心，分自然段概括地表述出來，這種寫法多用于小型會議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會議。

　　(2)歸納法。會議的規(guī)模較大，討論的問題較多，涉及面較廣，需要將會議的原始材料加以分類整理，對許多意見或內(nèi)容進行歸納敘述。

　　視會議紀要的實際，結語有兩種情況：一種是設結語，以簡短明確、有鼓動性和號召力的語言收尾，表示決心、強調(diào)意義、闡明希望、發(fā)出號召等。另一種是不設結語，正文寫完，全文也就自然結束。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用會議紀要時應注意以下幾點：

　　(1)要突出會議主題，不要面面俱到。

　　(2)工作會議紀要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡要提出貫徹落實會議紀要精神的有關要求。

　　(3)會議紀要的文稿形成后，一般由參加會議人員簽名確認。

　　(4)會議紀要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。

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　　(二)事務文書的寫作要領

　　1.計劃的寫法

　　計劃的內(nèi)容一般由前言、主體和結尾三部分構成。

　　(1)前言。計劃的前言主要闡明制訂計劃的指導思想、制訂的根據(jù)，以及計劃的總任務、工作情況的分析等，回答“為什么做”、“依據(jù)什么做”和“能不能做”的問題。前言是計劃的綱要，切忌冗長，不宜過多論述，點到為止。

　　(2)主體。主體是計劃的主干部分，是計劃寫作的重點，用來表述計劃的具體內(nèi)容，回答“做什么”、“怎么做”和“何時完成”的問題。

　　計劃的主體主要包括“三要素”：即目標(做什么)、步驟(分幾步做完)和措施(怎么做)。

　　目標、步驟和措施是計劃的基本內(nèi)容，相互關聯(lián)，不可或缺，它們保證了計劃的完整性和可行性。

　　(3)結尾。計劃的結尾部分，應根據(jù)行文的需要而定。常見的結尾方式有三種。一是突出重點，在結尾部分指出計劃的重點任務與實施過程中的主要環(huán)節(jié);二是強調(diào)有關注意事項，闡明在計劃執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題，預先提出防范措施;三是提出號召，勉勵大家積極努力，確保計劃實現(xiàn)。

　　2.總結的寫法

　　總結的正文一般由前言、主體和結尾構成。有的總結省略前言和結尾，只有主體部分。

　　(1)前言

　　前言是正文的開頭部分，簡略介紹所要總結工作的目的、根據(jù)、緣由、背景、時間和內(nèi)容等等;有的還對主要成績和經(jīng)驗進行概括，以收到開門見山之效。

　　(2)主體

　　主體是總結的主要部分。其慣用模式為：基本情況+主要經(jīng)驗(即做法或體會)+存在問題+今后打算。

　　上述內(nèi)容可以靈活掌握，或詳或略，視具體情況和寫作目的而定。

　　(3)結尾

　　結尾是正文的最后部分，應簡短有力。

　　3.大事記的寫法

　　大事記的正文是解決“記什么”和“怎樣記”的問題。在行文結構上，先寫“大事時間”，后寫“大事記述”?！按笫聲r間”是大事記不可缺少的組成部分，如《2002年××物業(yè)管理公司大事記》，就是以2002年1月1日和2002年12月31日為時間界限，這一年里在××物業(yè)管理公司發(fā)生的大事。時間的順序，應以年、月、日依次記述。時間若是以年為記事單位，下面則按月記事，逐月記述;時問若是以月為單位，則以日為順序，逐日記述?！按笫掠浭觥蔽挥跁r間后面，是大事記的主體。它要準確地記述在一段時間里的重大事件，一般是用一兩句話寫完一件事。

　　4.倡議書

　　倡議書由標題、稱謂、正文、署名、時間構成基本內(nèi)容和基本格式。例如《關于向××地震災區(qū)捐贈衣物的倡議書》。

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　　(三)制度文書的寫作要領

　　1.制度的寫法

　　制度的內(nèi)容一般分標題、正文和簽署三個部分。

　　(1)標題

　　標題有兩種書寫形式：

　　一種是由事由和文種組成，如《出勤制度》、《例會制度》等。

　　另一種是由制文單位、事由和文種組成，如《××公司崗位責任制度》。

　　(2)正文

　　制度正文，一般分三層表述。

　　①序言說明制訂制度的指導思想和依據(jù)。

　?、谥黧w具體說明工作程序和對有關人員的行為要求。這是制度的實質性內(nèi)容，一般分條分款寫。

　　③結尾說明執(zhí)行要求。

　　有些內(nèi)容復雜的制度，其正文可分總則、分則和附則三個部分來寫。

　　(3)簽署

　　寫上制文單位名稱和日期。這部分，一般寫在正文的右下方，也有寫在標題下方。

　　2.辦法的寫法

　　辦法的寫法與制度相同。

　　3.守則的寫法

　　守則一般由標題、正文和簽署三部分構成：

　　(1)標題

　　守則的標題由發(fā)文機關、事由和文種類別(守則)組成，有時可省去發(fā)文機關和事由，只寫“××人員守則”或“守則”。

　　(2)正文

　　守則通常先以簡要語言說明制文緣由，次分條目列述具體內(nèi)容;再以“以上各條，望互相監(jiān)督執(zhí)行(遵守)”等語作結。

　　(3)簽署發(fā)文單位和日期

　　如標題中已標明發(fā)文單位，或標題下標明了發(fā)布日期，這部分的內(nèi)容可以省略。守則一般比較簡短，條理清楚，內(nèi)容明確具體是其基本要求。

　　4.公約的寫法

　　公約的寫法與守則相同。

　　(四)禮儀文書的寫作要領

　　1.邀請書的寫法

　　邀請書一般由標題、稱呼、正文、結語和簽署等五部分組成。

　　2.請柬的寫法

　　請柬由封面和封里組成。封里由稱呼、正文、結語和簽署等內(nèi)容構成。

　　3.感謝信和賀信的寫法

　　感謝信和賀信的結構包括：標題、稱呼、正文、結語和簽署五部分。

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　　(五)告啟類文書的寫作要領

　　1.標語(提示牌)的寫法

　　制作標語(提示牌)的要求：

　　(1)簡練明了，通俗易懂，易讀易記。

　　(2)針對性強，讓觀眾人眼、入腦、人心。

　　(3)與時俱進。多用現(xiàn)代文明語句，比如用“芳草青青，足下留情”，代替以前的“禁止踐踏草地”等。

　　(4)一般情況下，在標語(提示牌)下要有落款，標明制作單位簡稱。

　　2.提示的寫法

　　提示一般包括標題、正文和落款三個部分。

　　(1)標題

　　提示的標題一般直接以“××提示”文種名稱為題目。

　　(2)正文

　　提示的內(nèi)容，一般包括提示的目的、原因和具體事項等。如因臺風來臨，提醒住戶注意安全防范事項等。

　　(3)落款

　　寫明提示的單位名稱和提示日期，加蓋公章，并可注明聯(lián)絡地址和聯(lián)絡人。

　　3.啟事的寫法

　　啟事一般包括標題、正文和落款三個部分。

　　(1)標題

　　啟事標題有多種寫法。有的只寫文種，省去事由等項，如“啟事”，或“緊急啟事”;有的只寫事由，不寫文種，如“招領”和“招工”;有的寫明事由和文種，如“尋人啟事”和“開業(yè)啟事”;有的寫明單位和文種，如“××公司啟事”。

　　(2)正文

　　寫明啟事的內(nèi)容，一般包括啟事目的、原因、具體事項和要求等。如果內(nèi)容較多，可分條列項，逐一寫明。如招聘啟事，應寫明招聘基本情況、招聘對象、應聘條件、招聘待遇和招聘方法等。

　　(3)落款

　　寫明啟事單位名稱或個人姓名和啟事日期。重要的啟事要加蓋公章，并注明聯(lián)絡地址和聯(lián)絡人。

　　4.海報的寫法

　　海報的結構一般包括標題、正文和落款三個部分。

　　(1)標題

　　標題有如下幾種寫法：

　　第一，直接以“海報”文種名稱為題目;

　　第二，以事由或活動名稱為題，如《國慶文藝晚會》、《足球比賽》等;

　　第三，由單位名稱和事由組成標題，如《××公司首屆服裝設計表演賽》、《××博物館舉辦大型根雕、石玩、盆景展覽》。

　　(2)正文

　　正文一般應寫明開展什么活動，舉辦什么事項，如舉辦晚會，要寫明表演單位、時間和地點等，舉辦報告會要寫明報告題目、報告人、地點和時間等。

　　(3)落款

　　落款應寫明舉辦單位或演出單位和日期，還可注明聯(lián)系電話和聯(lián)系人。如果標題已寫上單位，這里可省略。

　　5.的寫法

　　的結構一般包括標題、正文和落款三個部分。

　　(1)標題

　　標題一般直接以“”文種名稱為題目。

　　(2)正文

　　正文是的中心，一般應寫明是哪方面的消息，有些什么優(yōu)惠(賣點)等，并應交代清楚具體的時間、地點和組織者(舉辦者)等。

　　(3)落款

　　落款應寫明組織者(舉辦者)和日期，還可注明聯(lián)系電話和聯(lián)系人。

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