招標投標階段的合同管理

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　　隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和物業(yè)管理市場化水平的提高，物業(yè)管理招投標應運而生，并將成為業(yè)主選聘物業(yè)管理企業(yè)的主要方式。招標階段的合同管理，主要指物業(yè)管理企業(yè)如何理解招標文件的內(nèi)容，根據(jù)自己的條件，在合理的預算價格內(nèi)，選用合理的管理方案來最大程度滿足招標人的要求，以求得中標。

　　一、物業(yè)管理招投標概述

　　(一)物業(yè)管理招投標的內(nèi)涵和意義

　　物業(yè)管理招投標，包括物業(yè)管理招標和物業(yè)管理投標兩部分。物業(yè)管理招標，是指物業(yè)所有人通過制定符合其管理服務要求和標準的招標文件，向社會公開招聘并確定物業(yè)管理企業(yè)的過程。物業(yè)管理投標，是指物業(yè)管理企業(yè)為開拓業(yè)務，依據(jù)物業(yè)管理招標文件的要求組織編寫標書，并向招標單位遞交應聘申請和投標書，參與物業(yè)管理競標，以求通過市場競爭獲得物業(yè)管理權(quán)的過程。

　　物業(yè)管理招投標是物業(yè)管理招標行為和物業(yè)管理投標行為的有機結(jié)合，通過招投標，物業(yè)管理供需主體在平等互利的基礎(chǔ)上建立起一種新型的勞務商品關(guān)系。物業(yè)管理招投標實質(zhì)是一種市場雙向選擇行為。招標方(開發(fā)商或業(yè)主委員會)設(shè)定“物業(yè)項目的經(jīng)營管理”這一標的進行招標，如果物業(yè)管理企業(yè)認為可以選擇管理這一物業(yè)，它就會參與這一標的投標。物業(yè)管理企業(yè)提供交換的標的是管理性服務。這種服務的質(zhì)價如何，要經(jīng)過招標方的評判。只有招標方認為物業(yè)管理企業(yè)提供的服務是最好或最合適的，它才會選擇該物業(yè)管理企業(yè)。

　　物業(yè)管理實行招投標，是社會主義市場經(jīng)濟的需要。這對引導業(yè)主樹立正確的物業(yè)管理觀念，提高自治能力;推動物業(yè)管理企業(yè)不斷提高管理水平，增強市場競爭力，從而全面促進物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展有著重大意義。

　　(二)物業(yè)管理招投標的原則

　　物業(yè)管理招投標目的是在一場競爭性招標中，找到最理想的物業(yè)管理企業(yè)，招標方要想吸引盡可能多的物業(yè)管理企業(yè)投標，并從競爭性投標中得益，就要對所有參加投標者實行“公開、公平、公正、合理”的原則。

　　1.公開原則

　　公開原則是指招標過程中的各項程序都要公開發(fā)布，特別是面向整個物業(yè)管理行業(yè)公開招標的物業(yè)管理項目，更應對外公布操作程序、標書要求等，使有關(guān)各方都能了解，從而便于行業(yè)監(jiān)督和社會監(jiān)督，增加透明度，保護招投標雙方的合法、正當權(quán)益。

　　2.公平原則

　　公平原則，是指要使所有物業(yè)管理企業(yè)在相同的條件下參加投標，招標方在招標文件中向所有物業(yè)管理企業(yè)提供的資料、提出的投標條件和投標書編制要求都是一致的。

　　3.公正原則

　　公正原則，是指要用同樣的準則，作為衡量所有投標書的尺度，即“一視同仁”。評標、驗標、決標的規(guī)則、評分標準對所有的投標方都是統(tǒng)一的。

　　4.合理原則

　　合理原則，是指評標、議標、定標過程中，在確定物業(yè)管理服務項目、內(nèi)容檔次、收費標準時要合理。既不能接受低于正常的管理服務成本的標價，也不能脫離實際市場情況，提出不切實際的管理服務要求。

　　(三)物業(yè)管理招投標的特點

　　由于物業(yè)管理本身的特點，使物業(yè)管理招投標具有與其他行業(yè)招投標不同的一些特點。

　　1.早期介入

　　新建物業(yè)，物業(yè)管理招投標應在物業(yè)建成投入使用之前進行，具有早期介入的特點。一般應在物業(yè)開始銷售之前進行物業(yè)管理的招投標。這樣，物業(yè)管理企業(yè)就能從專業(yè)管理和業(yè)主利益兩個角度出發(fā)，利用以往的管理經(jīng)驗對設(shè)計方案是否合理提出意見。如住宅小區(qū)，注意生活網(wǎng)點的合理布局，生活服務半徑盡可能縮小，對生活設(shè)施的現(xiàn)代化的考慮等;對施工質(zhì)量進行監(jiān)督，對不完善項目及時采取補救和整改措施等。這有利于日后物業(yè)管理的實施。另一方面，由于是早期介入，物業(yè)具有某種程度的不確定性，這就給招標書和投標書的編制帶來了一定的困難，如公用設(shè)備、設(shè)施的布局、選型直接影響著公共能源費的測算。一般做法是，業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)就未確定項目先簽訂意向性協(xié)議。

　　2.階段性

　　物業(yè)一旦建成，其使用壽命具有長期性，物業(yè)管理就是一項長期性的工作。物業(yè)管理的這種長期性決定了物業(yè)管理招標具有階段性。因為招標文件中的各種管理要求、管理價格的制定都具有階段性，過了一段時間，由于各種變化可能需要調(diào)整;因此物業(yè)管理企業(yè)一旦中標，并不意味著一直由其負責該物業(yè)的物業(yè)管理，直至物業(yè)使用壽命結(jié)束。一方面，隨著時間的推移、服務內(nèi)容的調(diào)整，可能會有更好的物業(yè)管理企業(yè)參與競爭;另一方面，也可能由于自身的管理服務技術(shù)水平低下或企業(yè)內(nèi)部建設(shè)和管理松懈而遭淘汰。過了委托管理期限，可由業(yè)主委員會根據(jù)其管理服務業(yè)績，決定是否續(xù)聘原物業(yè)管理企業(yè)。若續(xù)聘則要重新簽訂合同;若不續(xù)聘，則由業(yè)主委員會重新向社會公開招標。所以，物業(yè)管理招標具有階段性的特點。

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　　二、物業(yè)管理招標

　　(一)物業(yè)管理招標方式

　　物業(yè)管理招標有公開招標、邀請招標、議標三種方式。

　　1.公開招標

　　公開招標又稱為無限競爭性公開招標，由招標方通過報刊、電視、廣播等各種媒體向社會公開發(fā)布招標公告，凡符合投標基本條件又有興趣的物業(yè)管理企業(yè)均可申請投標。公開招標的優(yōu)點是招標方有較大的選擇范圍，可在眾多的投標單位之間選擇最優(yōu)者;其特點是由于競標單位較多，工作量大，時間長，增加了招標成本。公開招標一般適用于規(guī)模較大的物業(yè)，尤其是收益性物業(yè)。

　　2.邀請招標

　　邀請招標又稱為有限競爭性選擇招標，由招標單位向預先選擇的有承擔能力的若干物業(yè)管理企業(yè)(一般3～5家)發(fā)出招標邀請，參與競標。其優(yōu)點是可保證投標公司有相關(guān)的資質(zhì)條件和足夠的經(jīng)驗，信譽可靠;缺點是有一定局限性，可能漏掉一些有較強競爭力的物業(yè)管理企業(yè)參與競標。邀請招標是目前廣泛采用的招標方式。

　　(二)物業(yè)管理招標一般程序

　　1.成立招標領(lǐng)導小組

　　在政府房地產(chǎn)主管部門指導下，由委托方成立招標領(lǐng)導小組，全面負責招投標工作。小組成員可聘請有關(guān)部門人員和物業(yè)管理老師組成。

　　2.編制招標文件

　　招標領(lǐng)導小組成立后的首要任務是編制一套招標文件。招標文件是招標方意向，要求全面、詳盡的闡述，是投標方編制投標書的依據(jù)，也是日后與中標單位簽訂物業(yè)服務合同的基礎(chǔ)，是物業(yè)管理招投標工作能否成功完成的關(guān)鍵。招標文件通常包括《招標公告》、《招標書》、《投標須知》、《投標書編制要求》等，重點是《招標書》的編制和標底的確定。

　　3.向社會發(fā)布招標公告

　　通過新聞媒體向社會公開發(fā)布招標公告。公告內(nèi)容主要是擬招標的物業(yè)名稱，投標單位條件、報名投標截止日期、報送投標書截止日期以及聯(lián)系地址、電話等有關(guān)事項。

　　4.投標單位的資質(zhì)審查

　　在報名截止日期后，對報名投標單位進行資質(zhì)審查，從中選擇確定符合資質(zhì)條件的若干家單位參加投標，并書面通知各投標單位。

　　5.發(fā)放招標文件及有關(guān)設(shè)計圖紙、技術(shù)資料等

　　招標單位應在規(guī)定時間內(nèi)，向通過資質(zhì)審查的投標單位發(fā)放招標文件，并盡可能提供有關(guān)的設(shè)計圖紙、技術(shù)資料等，以利于投標單位標書的制定。

　　6.組織投標單位踏勘現(xiàn)場并答疑

　　組織各投標單位到現(xiàn)場實地踏勘，并對其提出的問題由招標領(lǐng)導小組成員給予解答或澄清。

　　7.成立評標委員會，制定評標標準、定標辦法

　　聘請有關(guān)人員組成評標委員會，并制定評標的評分標準、定標原則與辦法。評標委員會一般由業(yè)主代表、有關(guān)部門人員、物業(yè)管理老師及未參與競標的相同物業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)負責人組成。

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　　8.收取投標書

　　在規(guī)定的時間、地點由招標領(lǐng)導小組接受和收存各投標單位的投標書。一般，公開招標應請公證員現(xiàn)場公證，并保存投標書至正式開標時止。

　　9.開標與標書評閱

　　在規(guī)定的時間、地點開標。參加人員為業(yè)主代表、公證員及參與投標的各單位代表。開標由招標領(lǐng)導小組組長主持，公證員公證，當眾啟封投標書，并唱讀其報價、管理計劃及各項服務達到的標準，開標后應將標書分發(fā)給評標委員會委員，由各委員獨立詳細閱讀、審查投標書，就投標書給出評分。

　　10.組織答辯會，評標定標

　　在評標委員會委員閱讀、審查投標書的基礎(chǔ)上，召開答辯會。按抽簽順序，由各投標單位負責人逐一答辯。就評標委員提出的問題予以詳細解答。評標委員就其回答分別評分，然后匯總，并與投標書評分綜合得出各投標單位的總得分。按定標原則與辦法確定中標單位。

　　11.發(fā)出中標通知書

　　確定中標單位后，由招標單位向其發(fā)出中標通知書。

　　12.與中標單位簽訂物業(yè)服務合同

　　招標單位與中標單位在招標書和投標書的基礎(chǔ)上經(jīng)詳細洽商，最后簽訂物業(yè)服務合同。

　　(三)招標書的編制與標底確定

　　1.編制招標書

　　招標書主要內(nèi)容有：

　　(1)擬招標的物業(yè)基本情況。包括物業(yè)開發(fā)、設(shè)計、施工各企業(yè)名稱;竣工日期;占地面積和總建筑面積;房屋類型、數(shù)量與功能分區(qū)情況;公用設(shè)施與配套情況;工程質(zhì)量情況;業(yè)主組成情況等。同時，附上必要的圖紙，如物業(yè)總平面圖，有關(guān)設(shè)計圖紙等。

　　(2)物業(yè)管理的內(nèi)容與要求。包括委托模式，全權(quán)委托還是部分委托;管理范圍，委托的物業(yè)管理項目及內(nèi)容;管理質(zhì)量要求等。

　　(3)對招標的有關(guān)說明。如委托期限，物業(yè)移交日期，給物業(yè)管理企業(yè)提供的條件(如提供管理用房、商業(yè)用房的面積)、物業(yè)管理服務收費及維修基金標準、投標開標時間以及其他需要說明的問題。

　　(4)物業(yè)管理考核標準與獎罰措施。

　　此外，對投標單位的資質(zhì)要求及投標申請書的具體內(nèi)容與編制要求、投標保證金的金額與支付方式等，還應作出較詳細的說明，以便于投標單位編制標書。一般這種說明作為招標書的附件。

　　2.標底的作用及其確定

　　所謂標底，就是招標項目的預期價格水平，這是業(yè)主所期望的物業(yè)管理服務檔次和所能承受的管理服務費用的最高限額的統(tǒng)一。標底不向投標人公開，其作用一是業(yè)主預先明確將要達到的管理服務目標，即確定管理檔次和選擇什么層次管理水平的物業(yè)管理企業(yè)。二是以此作為衡量投標單位報價的基本依據(jù)和準繩，標底是評標的主要依據(jù)之一。

　　一般來說，標底的確定應考慮以下幾個方面：

　　(1)要與本物業(yè)的檔次相協(xié)調(diào)。物業(yè)檔次不同，其管理服務的水平與要求也不同，相應地，物業(yè)管理服務也將不同。如同是住宅，別墅、公寓、普通住宅等檔次就不同，它們的委托管理標底也應不同。所以說，確定標底時，不能把別墅的招標標底制定得同普通住宅的招標標底相同或接近。

　　(2)要反映業(yè)主、使用人的經(jīng)濟承受能力和消費意向。標底直接影響著物業(yè)管理服務的項目、水平和管理質(zhì)量、也直接影響著業(yè)主和使用人的工作和生活，因此，確定標底時，一定要注意反映業(yè)主和使用人的消費水平與消費意向。

　　(3)要以招標文件中的管理目標為依據(jù)。管理目標的貨幣表現(xiàn)形式就是招標標底，因此，管理目標既是投標企業(yè)編制投標文件的主要依據(jù)，也應是招標單位制定標底的重要依據(jù)。投標企業(yè)若想中標，它的投標報價必須盡量接近標底，而要做到這點，投標企業(yè)對管理目標就必須有透徹的理解。而招標單位要想選聘到滿意的物業(yè)管理企業(yè)，其制定的標底也應貼近管理目標，否則，它就不可能選聘到投標報價接近標底的管理者。

　　(4)此外，確定標底還要嚴格遵循國家及地方政府頒布的有關(guān)規(guī)定，同時，也要注意與物業(yè)管理市場的行情相協(xié)調(diào)。只有這樣，招標單位才能制定出合理、科學的標底來。三、物業(yè)管理投標

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　　(一)物業(yè)管理投標一般程序

　　1.獲取招標信息，決策是否參與投標

　　物業(yè)管理企業(yè)通過各種途徑獲得某物業(yè)擬進行物業(yè)管理招標的信息或接到邀請投標函后，應針對該物業(yè)的具體情況與本企業(yè)的自身實力，作出是否參與投標的決策。一旦決定投標，應協(xié)調(diào)有關(guān)人員(管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、財會人員)組成精干的投標領(lǐng)導小組，全面負責投標工作。

　　2.報送投標申請，接受資格審查

　　在規(guī)定的時間內(nèi)向招標單位報送投標申請，投標申請是投標單位表示投標愿望和介紹投標單位管理能力的重要文件，在文件中應實事求是顯示出自身的實力，進而接受招標單位的資格審查。投標單位一定要證件備齊，一般資格審查主要審查企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級、專業(yè)人員配置、固定資產(chǎn)、管理的規(guī)章制度及以往業(yè)績等。

　　3.獲取與熟悉招標文件并考察物業(yè)現(xiàn)場

　　通過資格審查，按規(guī)定程序取得招標文件后，首先應詳細閱讀研究招標文件，充分了解招標方提出的物業(yè)管理服務的范圍、內(nèi)容、標準和要求，以及相關(guān)規(guī)定，理解招標單位的意圖和目的等。然后到物業(yè)現(xiàn)場實地考察，進一步全面詳盡地了解物業(yè)情況及環(huán)境條件;參加招標單位的答疑會，就需要進一步弄清的問題請招標方明確解答，為投標決策和投標書的編制做準備。

　　4.投標決策與編制投標書

　　在前述工作的基礎(chǔ)上，作出投標決策，主要是是否投標;采取何種策略競標以及報價原則。作出投標決策后，按招標文件的要求正確編制投標書。投標書的編制是投標工作中最重要的內(nèi)容，直接影響到投標能否成功，必須給予認真的對待。

　　5.報送投標書

　　全部投標文件編制好以后，應對其進行封裝。

　　封送標書的一般慣例是，投標單位應將所有投標文件按招標文件的要求，準備正本和副本(通常正本1份，副本2份)。標書的正本及每一份副本應分別裝，而且都必須用內(nèi)外兩層封套分別裝并密封，密封后打上“正本”或“副本”的印記。兩層封套上均應按投標邀請信的規(guī)定寫明投遞地址及收件人，并注明：投標文件的編號、物業(yè)名稱、在某日某時(開標日期)之前不要啟封等。內(nèi)層封套是用于原封退還在截止投標之后收到的投標文件的，因此應寫明投標商的地址和名稱。若是外層信封未按上述規(guī)定密封及作標記，則招標單位工作人員對于把投標文件放錯地方或過早啟封概不負責。由于上述原因被過早啟封的標書，招標單位將予以拒絕并退還投標單位。

　　封裝后的投標書應在指定時間前派專人或通過郵寄送達招標單位。

　　6.參加開標及答辯會

　　招標單位在接到開標通知時，派主要負責人按時參加開標會，并參加招標單位的答辯。答辯人要做好答辯的思想和資料準備，在有限的時間內(nèi)充分闡述本單位的優(yōu)勢、投標的意圖、對日后物業(yè)管理的基本想法、安排與措施，對投標報價的計算作必要的說明或補充，愿意承諾的優(yōu)惠條件等，以爭取獲的最佳印象和較好的答辯分，為中標打下基礎(chǔ)。

　　7.中標與簽訂物業(yè)服務合同

　　投標單位收到中標通知書后，應在規(guī)定時間內(nèi)，辦妥履約保證和各種手續(xù)，并盡快與招標單位進行詳細洽商，簽訂物業(yè)服務合同。同時做好全面入駐物業(yè)區(qū)域的準備。

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　　(二)投標書的編制

　　投標文件除了按格式要求回答招標文件中的問題外，最主要的內(nèi)容是介紹物業(yè)管理要點和物業(yè)管理服務內(nèi)容、服務形式和費用。

　　1.投標單位的概況簡介

　　除了介紹投標單位概況外，主要介紹本物業(yè)管理企業(yè)以前管理過或正在管理的物業(yè)名稱、地址、數(shù)量，要指出類似此次投標物業(yè)的管理經(jīng)驗和成果，并介紹主要負責人的專業(yè)物業(yè)管理經(jīng)歷和經(jīng)驗。

　　2.分析投標物業(yè)的管理要點

　　主要指出此投標物業(yè)的特點和日后管理上的特點、難點，可列舉說明，還要分析住用人對此類物業(yè)及管理上的期望、要求等。

　　3.概述投標單位擬采取的管理策略

　　簡述中標后的管理經(jīng)營宗旨、理念、方針和內(nèi)容，擬采取何種管理方式和具體措施，提供哪些服務項目，來做好物業(yè)管理服務。

　　4.詳述物業(yè)管理的實施計劃

　　這一部分是投標書最重要的內(nèi)容，包括：

　　(1)物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部管理架構(gòu)與機構(gòu)設(shè)置;各類人員編制;企業(yè)運作機制與工作流程;信息溝通與反饋渠道等。

　　(2)物業(yè)管理各階段(開發(fā)設(shè)計階段、監(jiān)理階段、接管驗收階段、日常運作階段等)提供的管理服務項目、內(nèi)容與服務標準和相關(guān)費用。

　　(3)管理人員的配備與培訓。

　　(4)必備的物資裝備計劃。

　　(5)各項內(nèi)外部管理規(guī)章制度。

　　(6)各項管理指標的承諾。

　　(7)愿意承諾的獎懲措施和標準。

　　此外，還可介紹對改善該物業(yè)環(huán)境，提高管理服務水平的設(shè)想。

　　5.有關(guān)附件及說明

　　在投標書正文不能詳細說明或需要另外附加的資料、證書、計算過程等可放在附件中。如管理費用預算依據(jù)與過程，有關(guān)證明的復印件等。

　　(三)物業(yè)管理服務費用的測算

　　物業(yè)管理服務費用測算是否合理、科學與準確，既反映了投標單位物業(yè)管理經(jīng)驗與水平，也直接關(guān)系到招標方對投標方的印象，某種程度上是決定中標與否的關(guān)鍵。物業(yè)管理的服務收費從總體上講，有政府定價，政府指導價和經(jīng)營者定價三種。 　四、物業(yè)管理企業(yè)投標的關(guān)鍵事項

　　參與物業(yè)管理投標是物業(yè)管理企業(yè)的一項重大決策，應當全面考慮項目特點、項目風險以及企業(yè)自身人、財、物資源情況，謹慎決策。一旦決定參與，就要調(diào)集精兵強將，以志在必得的心態(tài)全力投入。對于異地管理項目，企業(yè)更要量力而行，如果項目類型既非企業(yè)目標客戶，又無法反映企業(yè)的核心專長或人力資源無法支持時，無論項目多么誘人都應當果斷放棄。

　　(一)決定參與投標的關(guān)鍵因素

　　(1)項目區(qū)域、規(guī)模符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃;

　　(2)項目類型符合企業(yè)確定的目標客戶;

　　(3)常規(guī)預測盈利;

　　(4)項目風險在企業(yè)承受范圍內(nèi);

　　(5)項目委托方具有獨立法人資格和經(jīng)濟實力;

　　(6)本企業(yè)具備人力資源支持體系。

　　(二)投標過程中六項關(guān)鍵環(huán)節(jié)

　　(1)確定管理項目的整體思路，包括項目工作重點及應對措施;

　　(2)確定物業(yè)管理費價位，這是投標工作最難把握和最重要的因素之一;

　　(3)準確的物業(yè)管理年度收支測算;

　　(4)物業(yè)管理目標承諾、前期投入、獎懲條件的任何承諾;

　　(5)管理架構(gòu)、管理機制和主要負責人員;

　　(6)正式投標時的演講陳述、答辯現(xiàn)場表現(xiàn)。

　　(三)不同階段的主要工作安排

　　物業(yè)管理企業(yè)投標過程中，各階段的主要工作安排，如表8-2所示。

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