秘書二級輔導：檔案整理工作操作要點(2)

　　5) 文件的排列

　　事由的界定可以有較大的靈活性。例如，一次請示或報告，批復收到后，就可視為事由辦理完畢;一項工程、一次活動或一次會議，可以視為一個事由;一項工作如果辦理時間長需要跨年度，為了及時歸檔，也可以按不同階段分為幾個事由;一次會議也可以分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個事由。事由具體劃分尺度由整理者根據(jù)辦理時間的長短、形成文件的數(shù)量以及文書處理程度的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。

　　排列的實際操作可以分為兩步：在最低一級類目內(nèi)，先按照事由原則將屬于同一事由的文件按文件的形成時間或文件的重要程度排列;對不同事由間的文件，可以按不同事由形成時間的先后順序或事由的重要程度排列。

　　6) 文件的編號轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 確定編號項目。必備項目包括全宗號、年度、保管期限和件號，選擇項因為機構(gòu)(問題)、種類等，可以根據(jù)實際需要選擇使用。

　?、?件號。件號是歸檔文件的排列順序號，分為室編件號和館編件號。室編件號即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號。室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。

　　以采用“年度―組織機構(gòu)―保管期限”進行分類為例，室編件號應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一組織機構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。例如，辦公室1999年形成的永久、長期、短期3個保管期限的歸檔文件，編號后形成3個流水號，即永久的從“1”開始編一個流水件號，長期的從“1”開始編一個流水件號，短期的也從“1”開始編一個流水件號。

　?、?全宗號。全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。

　　③ 年度。年度指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。填寫此項時，

　　應(yīng)采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字表示。

　?、?保管期限。按照現(xiàn)行的國家檔案局《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，保管期限分為永久、長期、短期3種，簡稱為“永、長、短”，代碼分別為“Y、C、D”，填寫時直接采用簡稱或代碼。

　?、?機構(gòu)(問題)。填寫機構(gòu)項時，應(yīng)按照分類方案填寫作為分類方案類目名的機構(gòu)名稱。如機構(gòu)名稱太長，可使用機關(guān)內(nèi)部規(guī)范簡稱。此外，在全宗介紹中，應(yīng)將機構(gòu)名稱與相應(yīng)簡稱加以對照說明。填寫問題項時，則可根據(jù)分類方案直接填寫“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”等。機構(gòu)(問題)項為選擇項。

　　(2) 填寫歸檔章。應(yīng)在歸檔文件材料上逐件加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)項目。歸檔章的位置在每份文件首頁的上端居中的空白處，不要壓蓋文件字跡。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　歸檔章的規(guī)格為長45毫米，寬16毫米，分為均勻的6格。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項和機構(gòu)(問題)、種類等選擇項。

　　7) 文件的編目

　　歸檔文件目錄由不同條目按照一定的體系和方法排列而成。其包括的項目有以下幾個。

　　(1) 件號。件號指室編件號。

　　(2) 責任者。責任者指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。填寫責任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。

　　(3) 文號。文號即文件的發(fā)文字號，是發(fā)文機構(gòu)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成。填寫文號時應(yīng)照實抄錄。

　　(4) 題名。題名即文件標題，直接表達文件的內(nèi)容，由責任者、問題、文種3部分組成。沒有標題或標題不規(guī)范時，可自擬標題，并加“[ ]”。

　　(5) 日期。日期即文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如20070526。

　　(6) 頁數(shù)。填寫每件文件的總頁數(shù)。

　　(7) 備注。備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。

　　在編目過程中，應(yīng)注意以下幾點：歸檔文件應(yīng)逐件編目;來文與復文作為一件時，只對復文進行編目;歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型;歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面;歸檔文件目錄封面可以根據(jù)需要設(shè)置年度、保管期限、機構(gòu)等項目。

　　8) 文件的裝盒

　　歸檔文件應(yīng)按件號順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。裝盒的具體要求是：形成年度或保管期限不同的文件材料不得裝入同一檔案盒內(nèi);按機構(gòu)(問題)編件號的，不同機構(gòu)(問題)形成的文件材料不得裝入同一檔案盒內(nèi)。

　　(1) 檔案盒封面及盒脊。檔案盒封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化的簡稱標明全宗名稱。檔案盒的盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)、起止件號、盒號等項目。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“-”號連接。

　　(2) 備考表。歸檔文件整理結(jié)束后或者盒內(nèi)文件發(fā)生調(diào)整變化時，整理者或者文件調(diào)整人應(yīng)填寫文件備考表，放于盒內(nèi)文件之后。備考表的項目設(shè)置包括整理時間、盒內(nèi)文件情況說明和整理人、檢查人。

　?、?整理時間是指文件整理結(jié)束后的年、月、日。

　?、?盒內(nèi)文件情況說明是填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移交、銷毀等情況。

　?、?整理人中填寫對盒內(nèi)文件進行整理人員的姓名。

　?、?檢查人是填寫對文件整理情況和質(zhì)量進行檢查人員的姓名。

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