2013年三級秘書講解：事務(wù)管理

　　1、禮賓次序確定步驟

　　亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

　　(1)確定禮賓次序方案

　　(2)提前通知有關(guān)各方

　　(3)按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

　　2、安排涉外迎送工作程序

　　(1)確定迎候人員

　　(2)準(zhǔn)備迎賓的物品

　　(3)見面講究禮節(jié)

　　(4)送行前的拜訪

　　(5)安排送行儀式

　　3、會見會談工作程序

　　會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。

　　(1)約定

　　(2)通知對方有關(guān)事項(xiàng)

　　(3)準(zhǔn)備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

　　(4)迎接客人

　　(5)會見、會談

　　(6)送別客人

　　4、西餐禮儀

　　(1)赴宴前的準(zhǔn)備

　　1)接到邀請后,要看清請柬的各項(xiàng)內(nèi)容

　　2)如果決定接受邀請并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

　　3)到別人家赴宴需要帶禮物

　　4)要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

　　5)要準(zhǔn)時赴宴

　　(2)西餐的座次安排

　　主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

　　(3)入席、退席禮節(jié)

　　1)客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

　　2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

　　3)暫時離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

　　4)主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

　　(4)餐具的使用方法與席間禮節(jié)

　　1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

　　2)吃雞、蝦、魚的方法

　　3)吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

　　4)吃意大利面條的方法

　　5)吃水果的方法

　　6)喝咖啡或茶的方法

　　7)每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

　　8)進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致

　　9)談話聲音一定要輕

　　(5)西餐的飲酒禮儀

　　1)上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

　　2)上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

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　　5、招待會的禮儀

　　(1)招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復(fù)

　　(2)冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

　　(3)酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

　　6、不同辦公模式的特點(diǎn)

　　(1)在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

　　(2)彈性時間。優(yōu)點(diǎn)：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工

　　(3)遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

　　(4)虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

　　(5)兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

　　(6)定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

　　(7)交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會出現(xiàn)工作混亂。

　　(8)臨時辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點(diǎn)：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

　　7、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

　　(1)定義一個需要加以分析和改進(jìn)的流程

　　(2)確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對該流程進(jìn)行評價

　　(3)尋找所存在問題和差距的原因

　　(4)根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案

　　(5)實(shí)施改進(jìn)方案

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　　8、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

　　(1)確定問題

　　(2)分析有關(guān)資料

　　(3)確定造成問題的可能的原因

　　(4)提出可能的解決方案

　　9、上司交辦事項(xiàng)督查的程序

　　直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作

　　(1)上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦

　　(2)很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦

　　(3)有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦

　　(4)轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時催辦

　　(5)督辦人員要對轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查

　　(6)上司交辦事項(xiàng)辦理完畢

　　(7)辦結(jié)回告

　　(8)對辦結(jié)回告進(jìn)行審查評估

　　(9)立卷和歸檔

　　10、制定采購預(yù)算方案程序

　　(1)確定預(yù)算的核算基數(shù)

　　(2)進(jìn)行市場調(diào)研

　　(3)確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格

　　(4)編寫預(yù)算方案

　　(5)征求意見，完善方案

　　11、信息反饋的工作程序

　　將信息使用過程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實(shí)性;對信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整;為決策提供依據(jù)。