吉林會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》第四章第四節(jié)會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管
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第四章 會(huì)計(jì)憑證
第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指會(huì)計(jì)憑證從取得或填制時(shí)起至歸檔保管過(guò)程中，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門(mén)和人員之間的傳送程序。
1.定傳遞線路，結(jié)合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員分工情況。
2.定傳遞時(shí)間，根據(jù)有關(guān)部門(mén)和人員辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況。
在制定合理的憑證傳遞程序和時(shí)間時(shí)，通常考慮以下幾點(diǎn)：
1.要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況以及管理上的要求等。使有關(guān)部門(mén)既能按規(guī)定手續(xù)處理業(yè)務(wù)，又能利用憑證資料掌握情況，提供數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)一致。同時(shí)還要注意流程合理，避免不必要的環(huán)節(jié)，以加快傳遞速度。
2.要根據(jù)有關(guān)部門(mén)和人員辦理業(yè)務(wù)的必要手續(xù)時(shí)間，確定憑證的傳遞時(shí)間，時(shí)間過(guò)緊，會(huì)影響業(yè)務(wù)手續(xù)的完成，過(guò)松則影響工作效率。
3.要通過(guò)調(diào)查研究和協(xié)商來(lái)制訂會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和傳遞時(shí)間。原始憑證大多涉及本單位的內(nèi)部各個(gè)部門(mén)和經(jīng)辦人員，因此，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門(mén)和人員共同協(xié)商其傳遞程序和時(shí)間。記賬憑證是會(huì)計(jì)部門(mén)的內(nèi)部憑證，可由會(huì)計(jì)主管會(huì)同制證、審核、出納、記賬等有關(guān)人員商定其傳遞程序和時(shí)間。
會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和傳遞時(shí)間確定后，可分別為若干主要業(yè)務(wù)繪成流程圖或流程表，通知有關(guān)人員遵守執(zhí)行。執(zhí)行中如有不合理的地方，可隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況加以修改。
二、會(huì)計(jì)憑證的保管
會(huì)計(jì)憑證的保管，是指會(huì)計(jì)憑證登賬后的整理、裝訂和歸檔存查工作。保管要求具體包括：
1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞，不得積壓。
2.會(huì)計(jì)憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序保管，不得散亂丟失。
3.記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱(chēng)、年度、月份和起訖日期、憑證各類(lèi)、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線簽外簽名或者蓋章。
對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明原始憑證的張數(shù)，所屬記賬憑證的日期、編號(hào)、各類(lèi)，封面一式兩份，一份作為原始憑證裝訂成冊(cè)的封面，封面止上注明“附件”字樣，另一份附在記賬憑證的后面，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱(chēng)及編號(hào)。
各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬工憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。
4.原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)在專(zhuān)設(shè)的登記簿上登記所復(fù)制的會(huì)計(jì)憑證名稱(chēng)、張數(shù)，并由提供人員和收人員共同簽名或者蓋章。
5.從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開(kāi)出單位蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無(wú)法取得證明的，如火車(chē)、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫(xiě)出詳細(xì)情況，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)牾，代作原始憑證。
6.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷(xiāo)毀。
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