重慶會計從業(yè)《會計基礎》第十章第二節(jié)會計檔案保管講義
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第二節(jié) 會計檔案的保管
各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
一、會計檔案的歸檔
1.會計憑證的歸檔
2.會計賬簿的歸檔
3.會計報表的歸檔
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，應由財務會計部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
二、會計檔案的保管期限
根據《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案的保管期限，分為永久、定期兩類。凡在立檔單位會計核算中形成，對查考和研究經濟活動具有重要利用價值的會計檔案，應永久保存。
定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限見教材表10.1所示。
提示：表中會計保管期限為最低保管期限。
企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表
|
序號 |
檔案名稱 |
保管期限 |
備注 |
|
一 |
會計憑證類 |
|
|
|
1 |
原始憑證 |
15年 |
|
|
2 |
記賬憑證 |
15年 |
|
|
3 |
匯總憑證 |
15年 |
|
|
二 |
會計賬簿類 |
|
|
|
4 |
總賬 |
15年 |
包括日記總賬 |
|
5 |
明細賬 |
15年 |
|
|
6 |
日記賬 |
15年 |
現金和銀行存款日記賬保管25年 |
|
7 |
固定資產卡片 |
|
固定資產報廢清理后保管5年 |
|
8 |
輔助賬簿 |
15年 |
|
|
三 |
財務會計報告類 |
|
包括各級主管部門匯總財務報告 |
|
9 |
月度、季度財務會計報告 |
3年 |
包括文字分析 |
|
10 |
年度財務會計報告（決算） |
永久 |
包括文字分析 |
|
四 |
其它類 |
|
|
|
11 |
會計移交清冊 |
15年 |
|
|
12 |
會計檔案保管清冊 |
永久 |
|
|
13 |
會計檔案銷毀清冊 |
永久 |
|
|
14 |
銀行存款余額調節(jié)表 |
5年 |
|
|
15 |
銀行對賬單 |
5年 |
|
三、會計檔案的查閱和復制
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。
外部人員借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續(xù);單位內部人員借閱會計檔案時，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫借閱登記簿。借閱人嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。
四、會計檔案的銷毀
對于會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構提出銷毀意見，與財會部門共同鑒定、審查，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。機關、團體和事業(yè)單位，報本單位領導批準后銷毀;國有企業(yè)經企業(yè)領導審查，報上級主管單位批準后銷毀。
對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
【例題1?單選題】會計檔案的保管期限，應從( )。
A.移交檔案管理部門之日算起
B.會計年度終了后的第一天算起
C.年度會計報表簽發(fā)日算起
D.下一會計年度首月末之日算起
【答案】B
【例題2?單選題】根據《會計檔案管理辦法》，各種明細賬、日記賬的保管期限為( )。
A.5年 B.10年 C.15年 D.25年
【答案】C
【例題3?單選題】根據《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是( )。
A.現金日記賬 B.現金總賬 C.應收賬款總賬 D.固定資產總賬
【答案】A
【例題4?單選題】企業(yè)年度財務報告的保管期限為( )。
A.10年 B.永久 C.15年 D.25年
【答案】B
【例題5?單選題】會計檔案是指記錄和反映經濟業(yè)務事項的重要( )。
A.歷史資料和證據 B.憑證 C.材料 D.依據和資料
【答案】A
【例題6?單選題】以下會計資料中不屬于會計檔案的是( )。
A.總賬 B.明細賬 C.銀行存款日記賬 D.購銷合同
【答案】D
【例題7?單選題】下列會計檔案中需要保管25年的是( )。
A.備查賬 B.明細賬 C.銀行存款日記賬 D.科目匯總表
【答案】C
【例題8?單選題】會計憑證一般 ( ) 裝訂一次。
A.每周 B.半月 C.每月 D.每季
【答案】C
【例題9?單選題】單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管( )年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管。
A.10年 B.20年 C.1年 D.15年
【答案】C
【例題10?單選題】財政部門銷毀會計檔案時，應當由( )派員參加監(jiān)銷。
A.上級審計部門 B.下級審計部門 C.同級審計部門 D.公安部門
【答案】C
【例題11?單選題】其他單位如果因特殊原因需要使用會計檔案時，經本單位負責人批準( )。
A.可以查閱或復印 B.只可以查閱不能復制
C.不可查閱和復制 D.可以借閱
【答案】A
【例題12?單選題】企業(yè)總賬的保管期限為 ( )。
A.10年 B.20年 C.1年 D.15年
【答案】D
【例題13?單選題】行政事業(yè)單位的各種會計憑證的保管期限為( )。
A.15年 B.永久 C.5年 D.25年
【答案】A
【例題14?多選題】會計檔案的內容是指會計檔案的范圍，具體包括( )。
A.會計憑證 B.會計賬簿
C.財務會計報告 D.其他會計核算資料
【答案】ABCD
【例題15?多選題】保管期限為3年的會計檔案有( )。
A.月度財務報告
B.季度財務報告
C.月、季財務報告文字分析
D.固定資產卡片
【答案】ABC
【例題16?多選題】企業(yè)的下列會計檔案中，保管期限為15年的有( )。
A.存貨總賬 B.長期投資總賬
C.銀行對賬單 D.固定資產卡片
【答案】AB
【例題17?多選題】會計檔案的保管期限是指會計檔案應予保管的時間，可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為 25年和( )。
A.3年 B.5年 C.10年 D.15年
【答案】ABCD
【例題18?多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案永久保管的是( )。
A.會計檔案銷毀清冊 B.會計移交清冊
C.會計檔案保管清冊 D.年度財務會計報告
【答案】ACD
【例題19?多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案保管期限為5年的是( )。
A.銀行對賬單 B.會計移交清冊
C.記賬憑證 D.銀行存款余額調節(jié)表
【答案】AD
【例題20?多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案保管期限為15年的是( )。
A.會計檔案銷毀清冊 B.會計移交清冊
C.記賬憑證 D.匯總憑證
【答案】BCD
【例題21?多選題】單獨抽出立卷的會計檔案應當在( )中列明。
A.會計檔案銷毀清冊 B.賬簿扉頁
C.會計檔案保管清冊 D.會計移交清冊
【答案】AC
【例題22?多選題】單位銷毀會計檔案時，應由單位( )共同派員監(jiān)銷。
A.審計部門 B.司法部門 C.檔案機構 D.會計機構
【答案】CD
【例題23?多選題】會計檔案銷毀清冊中應列明所銷毀會計檔案的( )等內容。
A.起止年度和檔案編號 B.應保管期限 C.已保管期限 D.銷毀時間
【答案】ABCD
【例題24?判斷題】會計檔案是指會計核算的依據。( )
【答案】×
【例題25?判斷題】會計檔案的保管期限，從會計年度終了的最后一天算起。( )
【答案】×
【例題26?判斷題】為方便會計檔案保管，可以根據需要對其拆封重新整理。( )
【答案】×
【例題27? 判斷題】會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案可以借出。( )
【答案】×
【例題28?判斷題】財政部門銷毀會計檔案時，應當由上級財政部門派員監(jiān)銷。( )
【答案】×
【例題29?判斷題】保管期滿但尚未結清的債權債務原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷。( )
【答案】√
【例題30?判斷題】當年形成的會計檔案，在會計年度終了的最后一天，應將會計檔案全部移交檔案部門，保證會計檔案齊全完整。( )
【答案】×
【例題31?判斷題】會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。( )
【答案】√
【例題32?判斷題】正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。( )
【答案】√
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