全國會計證《會計電算化》第五章第二節(jié)賬務處理模塊講義

　　第二節(jié)賬務處理模塊基本操作

　　賬務處理是指從審核原始憑證、編制記賬憑證開始，通過記賬、對賬、結(jié)賬等一系列會計處理，到編制出會計報表的過程。賬務處理模塊是會計信息系統(tǒng)的核心和基礎，通過此模塊可進行系統(tǒng)初始化、日常賬務處理、結(jié)賬和編制會計報表等工作。

　　一、系統(tǒng)初始化

　　系統(tǒng)初始化是指會計電算化系統(tǒng)在初次使用時，根據(jù)單位的實際情況進行參數(shù)設置的過程，將通用會計核算軟件轉(zhuǎn)變成專用會計核算軟件。系統(tǒng)初始化是整個會計電算化工作的基礎。系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化工作的效果。系統(tǒng)初始化主要包括以下內(nèi)容。

　　(一)系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護。具體包括賬套管理、年度賬管理、操作員管理。

　　1.啟動和注冊系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員(Admin)的身份，二是以賬套主管的身份。

　　系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

　　賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份)，以及該賬套操作員權(quán)限的設置等。

　　2.設置操作員

　　操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進行操作的人員。凡是允許操作會計電算化系統(tǒng)的會計人員均應首先設置為系統(tǒng)用戶，成為系統(tǒng)的合法使用者，然后按照內(nèi)部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同用戶相應的權(quán)限。每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進行操作員身份的合法性檢查，根據(jù)其權(quán)限設置限制其所能訪問和操作的功能。只有進行嚴格的操作分工和權(quán)限控制，才能避免無權(quán)、越權(quán)操作的發(fā)生，保證會計資料的安全性、可靠性與保密性。

　　3.建立賬套

　　賬套就是一個單位在會計電算化系統(tǒng)中的所有會計資料，即一套會計數(shù)據(jù)文件。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。其中，賬套建立、引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。

　　建立賬套，就是指使用財務軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首先，應根據(jù)企業(yè)的具體情況設置基礎參數(shù)，然后，軟件通過這些基礎參數(shù)自動建立一套賬。賬套參數(shù)設置主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎參數(shù)。

　　(1)設置賬套信息。

　　賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一且必須輸入。

　　賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。一般為使用該賬套的單位名稱，也可以根據(jù)需要命名。

　　賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑，系統(tǒng)有默認路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認路徑。從安全角度考慮，一般應當在計算機硬盤上建立專門目錄作為數(shù)據(jù)庫路徑，切忌將數(shù)據(jù)庫路徑指定為某個磁盤的根目錄，或者指定到U盤等移動存儲介質(zhì)上。

　　啟用會計期：新設置賬套被啟用的時間。

　　會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。軟件將根據(jù)會計制度規(guī)定按自然年和自然月自動設定好會計期間。單位也可以根據(jù)實際情況自行設定，例如，某單位在每月25日結(jié)賬，26日到月底發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務作為下月的業(yè)務記入下月的賬簿中。會計期間設定完成后，不能再對其進行修改。

　　(2)設置單位信息：單位信息用于記錄本單位的基本信息。企業(yè)除定義單位名稱外，還可按照實際情況建立本單位的基本信息資料，如單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等。

　　(3)確定核算類型：用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼、本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預置科目等。

　　本位幣代碼：用來輸人新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。記賬本位幣設置后不能更改。

　　本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，用戶必須輸入。

　　賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，用戶必須選擇輸入。

　　企業(yè)類型：用戶必須選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務;如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。

　　行業(yè)性質(zhì)：用戶必須選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預置科目。

　　是否按行業(yè)預置科目：如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。

　　(4)確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較少，可不進行分類核算;如果相對較多，通常要進行分類核算。

　　(5)確定編碼方案：為了便于對經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)內(nèi)的部門等進行編碼。

　　(6)設置數(shù)據(jù)精度：數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)

　　位數(shù)。

　　(7)系統(tǒng)啟用：在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，根據(jù)需要啟用相應的子系統(tǒng)。

　　4.設置操作員權(quán)限

　　會計電算化系統(tǒng)一般按照分組、分級管理的原則進行用戶管理，以適應較大規(guī)模企業(yè)的需要。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進行權(quán)限設置。系統(tǒng)管理員組擁有所有的操作權(quán)限，可以指定某賬套的賬套主管，建立其他用戶和用戶組并為其授權(quán)。對用戶組的授權(quán)成為該組成員的基本授權(quán)，系統(tǒng)管理員還可以在用戶組授權(quán)的基礎上對用戶授予其他權(quán)限。賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。操作員權(quán)限的設置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。

　　一般電算主管作為系統(tǒng)管理員組成員，由其進行用戶管理，其他用戶只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改操作權(quán)限。系統(tǒng)管理員在授權(quán)時，應當遵循不相容職務相分離的原則，如憑證輸入和審核的權(quán)限必須賦予不同的操作員。日常使用時，對離職人員要及時刪除或者禁用相應用戶。

　　5.基礎設置

　　基礎檔案是指計算機系統(tǒng)運行必須的基礎數(shù)據(jù)。用友T3軟件是財務業(yè)務一體化管理系統(tǒng)，基礎數(shù)據(jù)不僅涉及財務部門，還會涉及業(yè)務部門，因此，數(shù)據(jù)收集、整理的工作量很大。

　　基礎檔案的設置包括機構(gòu)設置、往來單位設置、財務設置等內(nèi)容。機構(gòu)設置包括部門檔案和職員檔案的設置;往來單位的設置包括客戶檔案、供應商檔案的設置;財務設置包括外幣及匯率設置、會計科目設置、憑證類別設置。

　　(1)設置部門檔案。在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理，從下一級自動向有隸屬關(guān)系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目時要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。

　　(2)設置職員檔案。職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。

　　(3)設置客戶檔案。如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式，以及信用等級等其他信息。

　　(4)設置供應商檔案。企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應商的詳細資料錄入供應商檔案。

　　(5)設置外幣及匯率。匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣幣種及匯率的設置。外幣幣種及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時具體使用何種匯率是由賬簿初始化設置決定的。

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　　6.設置會計科目

　　設置會計科目就是將會計核算所使用的會計科目錄入到會計核算軟件中。設置會計科目的內(nèi)容包括建立會計科目、修改和刪除會計科目、指定會計科目等操作。

　　(1)建立會計科目。

　　在財務軟件中，建立會計科目時，輸入的基本內(nèi)容包括：科目編碼、科目名稱、科目類型、賬頁格式、輔助賬標記等項目。

　?、贂嬁颇烤幋a?？颇烤幋a就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。科目編碼必須唯一，用數(shù)字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符號。設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制;明細科目編碼按照參數(shù)設置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進行設置。通常的方法是，同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。編碼設計時必須注意，科目級長如設定為兩位，如果科目在10個以下，編碼的十位數(shù)必須以“0”表示。

　?、跁嬁颇棵Q。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱，不能為空?？颇棵Q與科目編碼具有一一對應的關(guān)系。

　?、劭颇款愋?。按照會計制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益。財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”，“3=所有者權(quán)益”，“4=成本”，“5=損益”。

　　④賬頁格式。即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。

　?、葺o助賬設置。輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算等，另外，還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。

　　(2)修改和刪除會計科目。

　　如果需要對原有會計科目的某些項目進行修改，譬如賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標識等，可以通過“修改”功能來完成。如果需要刪除原有會計科目，可通過“刪除”功能完成。要修改和刪除某會計科目，應先選中該會計科目。

　　修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

　　修改或刪除會計科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下級科目的期初余額(改為0)，才能修改或刪除該科目。

　　科目一經(jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時只能增加同級科目，而不能在該科目增設下級科目。

　　(3)指定會計科目。

　　指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。

　　在指定“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目前，應在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復選框。

　　7.設置憑證類別

　　(1)許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進行分類。通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　①記賬憑證;

　?、谑湛顟{證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　?、郜F(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　?、墁F(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　?、葑远x憑證類別。

　　(2)憑證分類不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型。

　?、俳璺奖赜?。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發(fā)生額。

　?、谫J方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一個發(fā)生額。

　?、蹜{證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有

　　發(fā)生額。

　　④憑證必無。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發(fā)生額。

　?、轃o限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復錄入。

　　在錄入憑證之前，應進行憑證類別的設置;已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

　　(三)輸入期初余額

　　在初次使用賬務處理子系統(tǒng)時，應將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。錄人科目初始數(shù)據(jù)時，只需錄入最明細級科目的期初余額、借方累計發(fā)生額、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)就會對上級科目數(shù)據(jù)自動進行匯總計算。若企業(yè)是在年初建賬，則輸人的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。

　　(1)總賬期初余額錄入。對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初金額。

　　(2)輔助科目期初余額錄入。在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設輔助賬頁。在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。

　　(3)試算平衡。期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。

　　二、日常賬務處理操作

　　在總賬系統(tǒng)中，當初始設置完成后，便能夠進行日常業(yè)務處理。日常賬務處理主要是根據(jù)提供的業(yè)務資料，利用會計核算軟件完成填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證和賬簿。

　　(一)填制憑證

　　在實際工作中，可直接在計算機上根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，填制憑證是電算化方式下工作量較大的一項內(nèi)容。

　　填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。

　　1.增加憑證

　　憑證輸入是賬務處理模塊的數(shù)據(jù)入口，憑證數(shù)據(jù)是賬表數(shù)據(jù)的來源。記賬憑證錄入過程中，會計核算軟件會對憑證錄入的正確性進行控制。記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分;二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內(nèi)容;如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的內(nèi)容。

　　(1)憑證頭部分。

　?、賾{證類別?？梢暂斎霊{證類別字，也可以參照輸入。

　　②憑證編號。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。系統(tǒng)也同時自動管理憑證頁號，當某號憑證不只一頁時，系統(tǒng)將自動在憑證號后面標上分單號。

　?、壑茊稳掌?。即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動進入賬務系統(tǒng)前輸入的業(yè)務日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。制單日期一般隨憑證編號增加而遞增。

　?、芨絾螕?jù)數(shù)。即所輸入憑證的原始單據(jù)張數(shù)。

　　(2)憑證正文部分。

　　①摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務說明，要求簡潔明了，不能為空。

　　②會計科目。必須輸入末級科目。輸入時，可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼等。會計核算軟件會對輸入的會計科目進行存在性檢查、符合性檢查和是否最底級科目檢查。

　?、圯o助信息。對于要進行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算。如果需要對所輸入的輔助項進行修改，可雙擊所要修改的項，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，然后進行修改。

　?、芙痤~。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字以負數(shù)形式輸入。保存憑證時，軟件將檢查借貸總額是否相等。

　　2.修改憑證在“填制憑證”窗口中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到需要修改的地方進行修改即可。可修改的內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。如果憑證已經(jīng)審核，則不能修改，只有取消審核后才可以修改。

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　　3.刪除憑證

　　(1)作廢/恢復憑證。當某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。若當前憑證已作廢，還可取消作廢標志，將當前憑證恢復為有效憑證。

　　(2)整理憑證。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證進行憑證整理。若想作憑證整理，應先利用“恢復記賬前狀態(tài)”功能恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再進行憑證整理。

　　4.查詢憑證

　　總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時，也提供了強大的信息查詢功能。用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。

　　(二)審核憑證

　　審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。審查員認為錯誤或有異議的憑證，應交予制單員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進行審核操作。會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。憑證既可逐張審核，也可成批審核。

　　提示：審核人必須具有審核權(quán);作廢憑證不能被審核，也不能被標錯;審核人和制單人不能是同一個人;憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除;只有取消審核簽字后才可以修改或刪除;已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。

　　(三)記賬

　　在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。會計核算軟件記賬只是對已記賬的憑證做記賬標志，并不實際登記和更新賬冊數(shù)據(jù)。

　　記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預。記賬操作每月可多次進行。一般來說，只有經(jīng)過審核的憑證才能記賬。

　　(四)賬簿查詢

　　企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成正式的會計賬簿。賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。查詢賬簿，需要設定查詢條件，查詢的結(jié)果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。

　　1.基本會計核算賬簿管理

　　基本會計核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。(1)總賬的查詢及打印。總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且可以查詢所有二至六級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。總賬可以由科目余額表代替。

　　(2)明細賬的查詢及打印。明細賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。

　　(3)日記賬的查詢及打印。日記賬的查詢及打印主要用于現(xiàn)金和銀行存款日.記賬的查詢和打印?，F(xiàn)金、銀行存款日記賬等需要逐日結(jié)算的賬簿只能依據(jù)已記賬憑證生成。

　　提示：會計核算軟件一般提供從總賬到明細賬或者日記賬，再到憑證的聯(lián)查功能。

　　2.各種輔助核算賬簿管理

　　輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。

　　三、結(jié)賬

　　使用結(jié)賬功能可以對指定月份進行結(jié)賬。結(jié)賬實際上就是指計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。

　　在電算化方式下，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次，主要是對當月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機自動完成。

　　在結(jié)賬之前要作下列檢查：

　　(1)檢查本月業(yè)務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。

　　(2)月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并已記賬，否則本月不能結(jié)賬。

　　(3)檢查上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月憑證可以錄入但不能記賬。

　　(4)核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。

　　(5)檢查損益類賬戶是否已經(jīng)全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結(jié)賬。

　　(6)如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已結(jié)賬。如果沒有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作;計算本月各賬戶的發(fā)生額合計和本月賬戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。

　　四、編制會計報表

　　(一)概述

　　第一次使用會計報表功能時，應當進行報表初始化。所謂報表初始化，就是新建報表，定義報表格式，設置報表參數(shù)，定義報表取數(shù)公式和表內(nèi)、表間勾稽關(guān)系。會計核算軟件可以通過初始化定義報表格式及表內(nèi)數(shù)據(jù)的生成公式，以后每期自動取數(shù)計算，快速、準確生成會計報表。

　　報表格式和報表公式定義合稱報表定義。報表定義工作量最大、準確性要求高，直接關(guān)系到自動編制報表的正確性。報表定義是一次性的，一旦定義正確，以后的報表編制工作都由系統(tǒng)自動完成。為確保報表編制的正確性，報表定義時還可以根據(jù)表內(nèi)、表間勾稽關(guān)系定義審核公式，以后生成報表時，由軟件根據(jù)審核公式進行合法性檢查。

　　1.UF0報表的功能概述

　　UF0報表主要具有文件管理功能、格式設計功能、公式設計功能、數(shù)據(jù)處理功能和圖表功能。

　　2.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　UF0將報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設計以及報表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進行的。

　　(1)格式狀態(tài)。在報表格式設計狀態(tài)下進行有關(guān)格式設計的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關(guān)鍵字，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的只是報表的格式，而報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。

　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸人數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕，可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

　　3.單元

　　單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個單元。UF0的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元三種。

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。

　　(2)字符單元。字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么，在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。

　　4.組合單元

　　組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個單元的名稱來表示。

　　5.區(qū)域

　　區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在UF0中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個表頁，最小的區(qū)域是一個單元。例如，A6到Cl0的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。

　　6.表頁

　　一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標”。

　　7.關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。要對某一張表頁的數(shù)據(jù)進行定位，就要設置一些定位標志，在UF0中被稱為關(guān)鍵字。UF0共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”。除比之外，UF0還增加了一個自定義關(guān)鍵字，當定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可在業(yè)務函數(shù)中代表取數(shù)日期。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。

　　8.函數(shù)

　　企業(yè)常用的財務報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。UF0報表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實現(xiàn)的。

　　(二)新建財務報表

　　啟動報表系統(tǒng)后，可通執(zhí)行新建命令創(chuàng)建一張空白報表。

　　(三)報表格式定義

　　報表格式就是報表的樣式。報表格式定義主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、單元屬性等。通過設置報表的表樣可以確定整張報表的大小和外觀。

　　報表格式設置的具體內(nèi)容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風格、定義單元屬性、設置關(guān)鍵字等。

　　報表格式定義需要在“格式”狀態(tài)下進行。

　　(四)報表公式定義

　　定義報表公式就是根據(jù)報表與賬簿、報表與報表、報表與其他業(yè)務模塊之間的關(guān)系，設定報表編制方法(計算公式)和報表勾稽關(guān)系(審核公式)，并錄入計算機的過程。

　　定義報表公式是實現(xiàn)計算機自動生成報表的關(guān)鍵步驟。報表中的數(shù)據(jù)根據(jù)其來源可以分為三類：從賬務處理或其他模塊取數(shù)據(jù)、經(jīng)計算得到的數(shù)據(jù)、人工輸入的外部數(shù)據(jù)。對于前兩種數(shù)據(jù)來源，系統(tǒng)提供了報表數(shù)據(jù)生成所需要的函數(shù)，并提供了定義報表編制公式的功能。公式是由操作符和操作數(shù)組成的表達式。操作符可以是加、減、乘、除、括號等。操作數(shù)可以是常數(shù)、表格中的其他數(shù)據(jù)、系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。在UF0表中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以，報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式。報表中主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。計算公式：定義了報表數(shù)據(jù)之間的運算關(guān)系，可以實現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。所以，必須定義計算公式。

　　審核公式：用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。

　　舍位平衡公式：用于報表數(shù)據(jù)進行進位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報表數(shù)據(jù)時，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

　　報表公式的定義方法有直接輸入法和引導輸入法。進入引導輸入狀態(tài)后，對函數(shù)參量進行選擇輸入，軟件就可以自動生成所要的函數(shù)表達式。

　　(五)報表數(shù)據(jù)處理

　　報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等。處理時，計算機將根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數(shù)、審核及舍位等操作。

　　報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時還涉及表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報表數(shù)據(jù)處理工作必須在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下進行。(1)錄入關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態(tài)下設置完成關(guān)鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表與表間的取數(shù)提供依據(jù)。

　　(2)整表重算。當完成報表的格式設計并完成賬套初始和關(guān)鍵字的錄入之后，便可以計算指定賬套和指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。

　　在會計核算軟件中，可以利用報表中的數(shù)據(jù)生成圖標。軟件一般提供包括柱狀圖、線段圖、區(qū)域圖、餅狀圖等多種常用形式的圖表，并提供圖表向?qū)б龑в脩粢徊讲皆O計生成符合需要的圖表。通過圖表管理可以把報表數(shù)據(jù)以圖形表示出來，使報表數(shù)據(jù)更直觀、生動、易理解。

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