全國會計證《會計電算化》第四章第四節(jié)電子表格軟件講義

　　第四節(jié)電子表格軟件

　　一、Excel概述

　　Excel是一種功能強大、使用方便，并且以“表格”形式進行數(shù)據(jù)綜合管理與分析的電子表格軟件，可廣泛應用于財務、金融、貿(mào)易、統(tǒng)計、審計、行政等領域。

　　Excel是運行于Windows環(huán)境下的電子表格軟件，具有電子表格處理、圖形處理和數(shù)據(jù)庫管理三大功能。

　　(一)Excel的啟動與退出

　　1.啟動Excel的方法

　　啟動Excel的方法有如下三種。

　　(1)雙擊桌面的Excel的應用程序圖標。

　　(2)單擊“開始”菜單，選擇“所有程序”菜單中的“Microsoft　Office”下的“MicrosoftOffice　Excel　2003”命令，單擊左鍵即可。

　　(3)在“資源管理器”或“我的電腦”中找到Excel應用程序的存儲位置，雙擊Excel應用程序圖標。

　　2.退出Excel的方法

　　在Excel應用程序窗口，可通過以下任何一種方法退出Excel。(1)單擊標題欄右側(cè)的“關閉”按鈕。

　　(2)單擊“文件”菜單，在“文件”的下拉菜單中單擊“退出”命令。(3)雙擊標題欄左側(cè)的控制菜單框。

　　(4)單擊標題欄左側(cè)的控制菜單框，然后在對應的下拉菜單中單擊“關閉”命令。(二)Excel窗口簡介

　　Excel工作窗口主要包括標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作簿窗口以及狀態(tài)欄等屏幕元素。

　　(1)標題欄。標題欄中包含控制菜單框、應用程序名Excel、文檔名，以及最小化、最大化和關閉按鈕。

　　(2)菜單欄。菜單欄中有文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數(shù)據(jù)、窗口和幫助菜單項，它們幾乎包含了Excel的所有命令。

　　(3)工具欄。工具欄中包含了常用命令所對應的操作按鈕，當鼠標指針指向工具欄的某個按鈕時，屏幕上就會顯示該按鈕的提示信息，單擊按鈕就會執(zhí)行其對應的命令。

　　(4)編輯欄。編輯欄通常顯示當前單元格的內(nèi)容，可對當前單元格的內(nèi)容進行輸入和編輯修改。

　　(5)工作簿窗口區(qū)。Excel工作簿是運算和儲存數(shù)據(jù)的文件，它由若干張工作表組成。一個Excel工作簿中可以包含1～255個工作表。在系統(tǒng)默認狀態(tài)下，一個Excel工作簿含有3個工作表，分別被命名為sheet1、sheet2和sheet3，可以對工作表進行插入、刪除、移動、復制和重命名等操作。

　　工作表也稱電子表格，它由若干單元格組成，是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)最主要的形式。工作簿窗口區(qū)位于Excel主窗口的下方，除了含有工作簿窗口標題欄和窗口控制菜單框以外，還包括以下內(nèi)容。

　?、傩刑?。用1、2、3……等阿拉伯數(shù)字表示，工作表的最大行號為65536。

　?、诹刑?。每個工作表共有256列，以A、B、c……等字母形式表示，第26列之后的列號分別由AA、AB、AC……AZ、BA、BB……IV來表示。

　?、蹎卧瘛９ぷ鞅碇行信c列相交的位置稱單元格，它是工作表中最基本的存儲單位。工作表中的每個單元格由唯一的單元地址標識。單元地址由單元格所在列的列號和單元格所在行的行號共同組成，且列號在前，行號在后。如，“B5”表示的單元格處于工作表的第B列與第5行交叉的位置。

　?、苋x框。位于行號與列號的交點處，單擊它可將整個工作表選中。

　?、轁L動條。Excel有水平滾動條和垂直滾動條，其中，水平滾動條位于屏幕的底部，垂直滾動條位于屏幕右側(cè)。使用滾動條可以實現(xiàn)快速移動。

　?、薰ぷ鞅順撕?。水平滾動條的左端是工作表標簽和工作表標簽滾動按鈕。標簽顯示內(nèi)容為工作表名稱。

　　(6)狀態(tài)欄。狀態(tài)欄位于屏幕的底部，用于顯示當前活動的信息，包括工作狀態(tài)、幫助信息和鍵盤狀態(tài)等。狀態(tài)欄僅顯示當前工作區(qū)的工作狀態(tài)。

　　(三)區(qū)域的概念與基本操作

　　1.區(qū)域的概念及其表示方法

　　區(qū)域是指工作表中的單元格組，它是一組單元格。區(qū)域的表示方法是用區(qū)域符(冒號)

　　將區(qū)域的兩個對角的單元地址隔開，它表示的是兩個對角單元之間所有的單元格，如D2：E5。

　　2.選擇區(qū)域

　　有時，Excel的操作是針對某一區(qū)域的，在進行具體操作之前需要先選定操作區(qū)域。常見的選擇區(qū)域有矩形區(qū)域、整行、整列或全表區(qū)域，也可以是不連續(xù)的區(qū)域。

　　3.區(qū)域命名

　　對于重復使用率比較高的單元區(qū)域或者比較復雜的區(qū)域，可以對其命名，以后再使用時就不必重新進行選擇，只需通過引用它的名字就可以實現(xiàn)對這一區(qū)域的使用。若要為區(qū)域命名，首先，要選中命名的對象，然后，單擊編輯欄左側(cè)的“名字框”，輸入?yún)^(qū)域的名字，最后按下回車鍵。 二、工作表的基本操作

　　(一)創(chuàng)建工作表

　　創(chuàng)建工作表要通過建立新的工作簿來實現(xiàn)。

　　1.新建空白工作簿

　　建立新工作簿的方法有以下幾種。

　　(1)每次啟動Excel時，系統(tǒng)將自動建立一個新工作簿，文件名為Bookl.xls。用戶在保存工作簿時，可另存為其他的文件名。

　　(2)單擊常用工具欄中的“新建”按鈕。

　　(3)選擇“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對話框中選擇“工作簿”，并按下“確定”按鈕。

　　2.根據(jù)模板建立新工作簿

　　在Excel中，系統(tǒng)提供兩大類的模板：常用和電子表格方案。它們包含多種類型的文件模板。

　　(二)輸入數(shù)據(jù)

　　在向單元格輸入數(shù)據(jù)時，要先將鼠標指向某單元，并單擊左鍵，使其成為當前單元，然后再進行輸入操作。Excel的數(shù)據(jù)有字符型、數(shù)值型、日期型等多種類型。下面分別介紹這三種類型數(shù)據(jù)的輸入特點。

　　(1)輸入字符型數(shù)據(jù)。字符型數(shù)據(jù)是指通常所說的字符串，它可以由字母、漢字、數(shù)字和其他有效的顯示字符組成。字符型數(shù)據(jù)在單元格中自動左對齊;對于超長字符串若右側(cè)相鄰單元格為空，則自動延伸至右側(cè)單元格顯示，若不為空則自動隱藏;輸入不需計算的數(shù)字字符串時，需在字符串左側(cè)加入單引號。

　　(2)輸人數(shù)值型數(shù)據(jù)。數(shù)值型數(shù)據(jù)是由0―9這十個數(shù)字與特殊符號“+、-、-、(、)、%、，E、E、e、$”等組成的。輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中自動右對齊，超長數(shù)值型數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為科學計數(shù)法的形式。

　　(3)輸入日期型數(shù)據(jù)。當輸入的數(shù)據(jù)符合日期格式時，Excel將以默認的日期格式存儲數(shù)據(jù)。日期的輸入一般是用“一”或“/”將不同的數(shù)字分隔開，而且，各個數(shù)字必須符合年、月、日的規(guī)則。日期型數(shù)據(jù)在單元格中默認右對齊;若單元格首次輸入的內(nèi)容是日期型數(shù)據(jù)，則該單元格就被格式化為日期格式，要變?yōu)閿?shù)值型則需重新設置格式。

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　　(三)輸入公式

　　Excel中的公式是由運算符、常量、單元格地址、函數(shù)和括號等組成的。輸入公式時必須以“=”開頭。

　　1.運算符

　　公式中常用的運算符有算術運算符、關系運算符等。

　　(1)算術運算符包括：(　)(括號)、+(加號)、一(減號)、木(乘號)、/(除號)、^(冪)。運算的優(yōu)先級別依次為括號、冪、乘除、加減，同級運算時的順序為從左向右依次計算。

　　(2)關系運算符包括：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)。關系運算符之間沒有優(yōu)先級別。

　　當出現(xiàn)算術和關系的混和運算時，算術運算優(yōu)先于關系運算。

　　2.公式輸入

　　在輸入公式的過程中，公式同時顯示在編輯欄和單元格中。一旦確認輸入之后，系統(tǒng)的默認狀態(tài)是在編輯欄中顯示公式，在單元格中顯示公式的計算結(jié)果。

　　功能：首先執(zhí)行條件表達式，根據(jù)不同的計算結(jié)果，函數(shù)返回不同的值。當條件表達式的值為“真”時，返回函數(shù)中第二個參數(shù)的計算結(jié)果;當條件表達式的值為“假”時，返回函數(shù)中第三個參數(shù)的計算結(jié)果。

　　3.函數(shù)的輸入

　　函數(shù)的輸入可以通過單擊“常用”工具欄的“粘貼函數(shù)”按鈕來實現(xiàn)。函數(shù)的插入還可通過直接在單元格中輸入的方式來插入，但要注意，輸入函數(shù)和公式一樣，必須以“=”開頭。

　　(五)自動填充

　　在當前單元格或選中區(qū)域的右下角有一個很小的實心方塊，被稱為填充柄。當鼠標指針指向填充柄時，鼠標指針的形狀將變?yōu)閷嵭氖中螤?，此時，向上、下、左、右某個方向拖動鼠標，凡是鼠標經(jīng)過的連續(xù)單元格中將出現(xiàn)自動填充的內(nèi)容。

　　1.自動填充文字序列

　　Excel系統(tǒng)為用戶提供了一些標準的文字序列，例如，星期日、星期一……星期六，一月、二月……十二月，甲、乙、丙……癸，Sunday、Monday……Saturday，等等。當需要輸入這些序列時，只需在第一個單元格輸入該序列的某個值，然后拖動填充柄，即可將序列自動填充。

　　2.自動填充有規(guī)律的數(shù)值

　　(1)自動填充等差數(shù)列。首先，在工作表中數(shù)列開始的第一個和第二個單元中分別輸入等差數(shù)列的前兩個值;然后將它們選中，向數(shù)列填充方向拖動選中區(qū)域右下角的填充柄，直至等差數(shù)列完全填人為止。

　　(2)自動填充等比數(shù)列。首先，在工作表中數(shù)列開始的第一個單元輸入等比數(shù)列的第一個值，在第二個單元輸入以第一個值為基礎的計算公式(公式中必須含有第一個值的單元地址)，然后選中公式所在單元，向數(shù)列填充方向拖動當前單元右下角的填充柄，直至等比數(shù)列完全填人為止。

　　三、編輯工作表

　　對已經(jīng)存在的工作簿進行編輯，首先要將它打開，并在工作表標簽中選中要操作的工作表。

　　(一)修改單元格的內(nèi)容

　　當工作表中某單元的內(nèi)容需要修改時，要先選中該單元，通過以下三種方式進行修改。

　　(1)重新輸入。選中某單元，重新輸入新內(nèi)容，并“確認”，則新輸入的內(nèi)容將取代單元格中原有的內(nèi)容。

　　(2)在編輯欄中進行修改。選中某單元格后，該單元格原有的內(nèi)容將自動出現(xiàn)在編輯欄，此時，可將插入光標定位于編輯欄中編輯區(qū)域的適當位置，進行插入字符、刪除字符等修改，修改完畢后“確認”，修改以后的新內(nèi)容將取代原有的內(nèi)容。

　　(3)在單元格中進行修改。雙擊待修改內(nèi)容的單元格，插入光標將自動定位于單元格中，供用戶對單元格的內(nèi)容進行相應修改，修改完畢后，按回車鍵確認。

　　(二)復制數(shù)據(jù)

　　Excel可以將已輸入的數(shù)據(jù)復制到其他位置。這個位置可以是同一張工作表的不同位置，也可以是同一個工作簿的其他工作表或不同工作簿的工作表。復制完成后，源區(qū)域的內(nèi)容不變，目標位置又復制了一份新內(nèi)容。

　　若源區(qū)域的內(nèi)容為數(shù)值或字符串，則復制的結(jié)果與源內(nèi)容完全相同;若源區(qū)域的內(nèi)容為公式，則要根據(jù)公式中所含地址的形式(相對地址、絕對地址和混合地址)自動進行調(diào)整。可以利用工具欄、菜單和鼠標復制數(shù)據(jù)。利用鼠標復制數(shù)據(jù)的方法僅適用于復制的源內(nèi)容與目標位置在同一個工作表的情況。

　　(三)移動數(shù)據(jù)

　　Excel可以將已輸入的數(shù)據(jù)移動到其他位置。移動完成后，原區(qū)域的內(nèi)容和格式將被清除，變?yōu)榭瞻?。如果被移動的單元格中存放著公式，則移動完成后，公式中含有的單元地址不發(fā)生變化，公式的計算結(jié)果也不變。

　　(四)插入數(shù)據(jù)

　　1.插入整行或整列

　　要在第m行的上面插入一個整行(或在第n列的左側(cè)插人一個整列)的操作步驟如下：①選定第m行(或第n列)的任一單元;②選擇“插入”菜單中的“行”(或“列”)命令。

　　2.插入單元格

　　插入單元格的操作步驟如下：①選定要插入單元格的位置;②選擇“插人”菜單中的“單元格”命令(或單擊鼠標右鍵，從彈出的單元格快捷菜單中選擇“插入”命令)，進入對話框;③在對話框中選擇相應的插入方式，并按下“確定”按鈕。

　　(五)刪除和清除數(shù)據(jù)

　　1.刪除數(shù)據(jù)

　　刪除數(shù)據(jù)的最終結(jié)果是，選定區(qū)域中存儲的數(shù)據(jù)和存儲這些數(shù)據(jù)的單元格一起從工作表中消失。

　　2.清除數(shù)據(jù)

　　清除數(shù)據(jù)的最終結(jié)果是，選定區(qū)域中存儲的數(shù)據(jù)或存儲這些數(shù)據(jù)的格式被取消，但單元格本身不會從工作表中消失。

　　(六)編輯操作中的公式

　　1.編輯操作中公式的變化

　　(1)相對地址。相對地址的表示形式為列號在前，行號在后的一般地址，如D6。若公式中含有相對地址，系統(tǒng)記錄的是該地址單元與公式所處單元地址之間的相對位置關系，當公式被復制到目標位置后，公式中的相對地址會相應地發(fā)生變化。

　　(2)絕對地址。絕對地址的表示形式為在列號與行號的前面同時加上一個“$”符號，如$D$6。若某公式中含有絕對地址，系統(tǒng)記錄的就是該地址單元本身。不論公式被復制到什么位置，公式中的絕對地址不變。

　　(3)混合地址?；旌系刂返谋硎拘问綖榱刑柣蛐刑柕那懊嬗幸粋€“$”符號，如$D6、D$6等。若某公式中含有混合地址，則在公式的復制過程中，地址中的相對部分根據(jù)相對地址的變化規(guī)則自動調(diào)整，地址中的絕對部分將不發(fā)生任何變化。

　　2.三維地址引用

　　有時需要建立同一個工作簿中不同工作表之間的單元運算關系，這時就會用到三維地址。所謂三維地址是指在當前工作表中引用同一個工作簿中其他工作表中的單元。三維地址的表示方法為：“工作表名!單元格地址”。如當前工作表為sheetl，此時，使用sheet2表中的F5單元時，就要用到地址“sheet2!F5”。

　　(七)求和方法綜述

　　對工作表中的單元格或區(qū)域求和是使用頻度非常高的操作。綜合來看，求和的實現(xiàn)方法主要有三種。

　　(1)利用常用工具欄中的“自動求和”按鈕進行求和操作。

　　(2)利用和運算進行求和。當求和單元較少時，用和運算公式進行求和比較簡便。

　　(3)利用函數(shù)進行求和。當求和單元較多時，用函數(shù)進行求和比較快捷。

　　四、格式化工作表

　　在創(chuàng)建和編輯工作表之后，可以對工作表進行格式化，以使工作表整齊、美觀。

　　(一)數(shù)字格式化

　　在Excel系統(tǒng)內(nèi)部，數(shù)字和日期都是以數(shù)字形式存儲的。

　　(1)設置數(shù)字格式。利用菜單操作方式設置數(shù)字格式的操作步驟如下：

　?、龠x中要格式化的區(qū)域;

　?、谶x擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進入“單元格格式”對話框，選擇“數(shù)字”選項卡;

　?、墼凇胺诸悺绷斜砜蛑羞x擇相應的顯示類型，此時，在右側(cè)“示例”欄將會顯示該類格式的實際情況，用戶可根據(jù)自己需要在“示例”欄下方的設置區(qū)域進行格式調(diào)整，直至滿意為止;

　　④按下“確定”按鈕。

　　(2)設置條件格式。在Excel中也可以根據(jù)某種條件來決定數(shù)字的顯示格式。比如將學生成績表中小于60分的成績用紅色填充。

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　　(二)字符格式化

　　利用菜單操作方式設置字符格式的操作步驟如下：

　　①選中要格式化的區(qū)域;

　?、谶x擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進入“單元格格式”對話框，選擇“字體”選項卡;

　　③在“字體”選項卡中可以定義字型、字號、字符顏色、字符修飾效果等;

　?、軉螕簟按_定”按鈕。

　　(三)單元格數(shù)據(jù)對齊與標題居中

　　1.數(shù)據(jù)對齊

　　單元格中的數(shù)據(jù)在水平方向可以實現(xiàn)左對齊、居中、右對齊等，在垂直方向可以實現(xiàn)靠上、居中、靠下等對齊方式。

　　(1)水平方向?qū)R。利用格式工具欄可以方便地實現(xiàn)各種水平對齊。具體做法是，先選擇要對齊的單元格區(qū)域，然后單擊格式工具欄中的“左對齊”、“居中”或“右對齊”按鈕。利用格式菜單同樣能實現(xiàn)各種水平對齊。具體操作步驟為：

　?、龠x擇要對齊的單元格區(qū)域;

　　②選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進入“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡;

　?、蹎螕簟八綄R”欄的下箭頭，在下拉列表中選擇相應的對齊方式;

　　④單擊“確定”按鈕。

　　(2)垂直方向?qū)R。具體操作步驟與水平對齊大致相同。

　　2.標題居中

　　表格的標題通常輸入在一個單元格中，要使標題居中，應該按表格的實際寬度進行跨單元居中，也就是要實現(xiàn)合并及居中操作。

　　利用格式工具欄可以方便地將標題居中。具體做法是，選中包括標題內(nèi)容在內(nèi)的若干單元，單擊格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，則標題將在選定的單元格進行合并之后，再垂直靠下，水平居中。

　　(四)網(wǎng)格線與邊框

　　1.取消網(wǎng)格線

　　在Excel系統(tǒng)默認狀態(tài)下，工作表中總是顯示單元格之間的網(wǎng)格線。如果不想讓它出現(xiàn)，可以通過以下步驟實現(xiàn)：

　　(1)選擇“工具”菜單中的“選項”命令，進入“選項”對話框，選擇“視圖”選項卡;

　　(2)單擊“網(wǎng)格線”前的復選框，使其不起作用;

　　(3)單擊“確定”按鈕。

　　2.加邊框

　　表格做好后，使用“打印預覽”可以看到表格的實際輸出效果。在系統(tǒng)默認狀態(tài)下，通過“打印預覽”看到的表格沒有格線。從這一現(xiàn)象可以看出，網(wǎng)格線是否存在與實際輸出時的表格線不是等同的。如果想在輸出表格時含有表格線，可以給表格加上邊框線。加邊框操作可以通過以下步驟實現(xiàn)。

　　(1)選擇要加邊框的單元格區(qū)域;

　　(2)選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進入“單元格格式”對話框，選擇“邊框”選項卡;

　　(3)選擇增加框線的位置。在“預置”欄中有三個按鈕：

　　選中“無”按鈕，將取消選中區(qū)域的邊框;

　　選中“外邊框”按鈕，將為選中區(qū)域的外圍加邊框;

　　選中“內(nèi)部”按鈕，將為選中區(qū)域的內(nèi)部加框線;

　　既選中了“外邊框”按鈕，也選中了“內(nèi)部”按鈕，則選中區(qū)域的內(nèi)外均加框線。

　　除此之外，還可以通過“邊框”欄中的8個邊框形式按鈕，來確定所選區(qū)域的上、下、左、右或?qū)欠较蚴欠裥枰蚓€。

　　(4)為框線設置顏色和樣式。單擊“顏色”欄的下箭頭，從彈出的調(diào)色板中可以為框線選擇顏色;單擊“線形”欄中的某個“樣式”可以為框線選擇樣式。

　　(5)單擊“確定”按鈕。

　　五、工作表的管理

　　(一)插入工作表

　　在系統(tǒng)默認狀態(tài)下，一個Excel工作簿含有三個工作表，在需要時可以插入新的工作表。插人工作表的具體步驟是：先單擊工作表標簽中的某個工作表名，選中插入位置，然后，選擇“插入”菜單中的“工作表”命令，系統(tǒng)將在當前工作表的前面插入一個工作表。

　　(二)刪除工作表

　　刪除工作表時，先在工作表標簽選中待刪除的工作表，然后，選擇“編輯”菜單中的“刪除工作表”命令，系統(tǒng)會出現(xiàn)一個確認對話框，讓用戶確認是否真的要刪除選定的工作表，若單擊“確定”按鈕，則永久刪除工作表，單擊“取消”，則不進行刪除操作。

　　(三)復制工作表

　　在同一個工作簿中復制工作表時，可以先單擊工作表標簽中的某個工作表名，將其選中，然后按住Ctrl鍵的同時將其拖動到工作表標簽的目標位置。

　　(四)移動工作表

　　實際操作中，有時需要調(diào)整工作表的先后順序，這就是工作表的移動。在同一個工作簿中移動工作表時，要先選中工作表標簽中的某個工作表，然后，直接將其拖動到工作表標簽的目標位置。

　　(五)重命名工作表

　　要修改某工作表的名字，只需雙擊工作表標簽中該工作表名，使其反白顯示，然后再次單擊，插人點將出現(xiàn)在工作表名中供用戶編輯修改，也可以重新輸入全新的表名。

　　(六)輸出工作表

　　1.頁面設置

　　在打印工作表之前，應先進行打印頁面設置。具體操作時，可以選擇“文件”菜單中的“頁面設置”命令，在彈出的“頁面設置”對話框中，進行頁面、頁邊距、頁眉/頁腳和工作表的設置。

　　具體來講，在頁面設置對話框中，主要可以進行以下設置：①設置打印方向和紙張大小;②設置頁邊距和對齊方式;③建立頁眉和頁腳;④打印網(wǎng)格線、行號和列標;⑤指定工作表的打印區(qū)域;⑥在多頁上打印標題。

　　2.打印預覽

　　在頁面設置完畢后，可以進行打印預覽，實際模擬打印效果。具體操作時，可以選擇“文件”菜單中的“打印預覽”命令，系統(tǒng)將進入“打印預覽”顯示狀態(tài)，顯示實際打印效果。在打印預覽狀態(tài)下，單擊“設置”按鈕，可以切換到“頁面設置”對話框;單擊“打印”按鈕，可以切換到“打印”對話框;單擊“關閉”按鈕，可以退出“打印預覽”狀態(tài)。

　　3.打印

　　在“文件”菜單中選擇“打印”命令，將進入“打印”對話框，在“打印”對話框中可以設置打印機的狀態(tài)、選擇打印的范圍、打印的份數(shù)等。一切設置完畢后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將開始打印。

　　六、工作簿文件管理

　　(一)創(chuàng)建工作簿

　　Excel中創(chuàng)建新工作簿的操作，既可以由常用工具欄實現(xiàn)，也可以由菜單實現(xiàn)。方法一：單擊常用工具欄上的“新建”按鈕。

　　方法二：選擇“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對話框的“常用”選項卡中選擇“工作簿”，最后單擊“確定”按鈕。

　　(二)打開工作簿

　　若需要修改工作簿中某個工作表的內(nèi)容或格式，則要先將工作簿打開。

　　打開操作可以通過選擇“文件”菜單的“打開”命令(或者單擊常用工具欄上的“打開”按鈕)，進入“打開”對話框，在對話框中指定文件的保存位置、文件類型和文件名稱后，單擊“確定”按鈕。

　　(三)保存工作簿

　　當工作表建立、編輯修改和格式編排完畢后，要將其保存起來。由于工作表從屬于工作簿，無法單獨保存，所以，工作表的保存操作要在保存工作簿的同時自動完成。

　　在“文件”菜單中，有三個命令都是用于存儲Excel文件(即工作簿)的，它們是“保存”、“另存為”和“保存工作區(qū)”，分別適用于不同的工作環(huán)境。

　　一般來講，首次保存時，用“保存”或“另存為”命令達到的效果是相同的，它們都會進入“另存為”對話框。對于重新修改過的已存文件而言，“保存”命令是將修改后的工作簿以原先的舊文件名存儲在原有位置，也就是將原文件覆蓋;而“另存為”命令則是將修改后的工作簿以新文件名保存至指定位置，修改前的文件不會有任何變化。使用“保存工作區(qū)”命令，可以為當前Excel環(huán)境存儲一個“瞬間映象”，也就是將當前打開的所有工作簿位置和眾多工作區(qū)的設置全部記憶下來。

　　(四)工作簿的其他管理操作

　　工作簿的其他管理操作(即工作簿的復制、移動、刪除和重命名等操作)要通過“資源管理器”中的文件操作實現(xiàn)。

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