全國會計證《會計電算化》第三章第五節(jié)會計電算化檔案管理講義
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第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求
電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，切實把會計檔案管好。對會計電算化檔案的管理要根據(jù)《會計法》的基本要求，結合會計電算化的特點來進行。
實行會計電算化后，會計檔案應包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁盤、光盤等介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù))，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指：
(1)會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)，記載會計業(yè)務的原始憑證等數(shù)據(jù)。
(2)會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料，如開發(fā)的需求分析書、系統(tǒng)設計書、實施過程中的參數(shù)設置情況表等。
(3)其他會計資料。這些檔案無論其是以紙質(zhì)形式還是以電子數(shù)據(jù)形式存儲在計算機內(nèi)或是存放在磁盤等介質(zhì)上，都屬于會計電算化檔案。嚴格來講，會計電算化檔案資料的內(nèi)容多于傳統(tǒng)手工會計核算。
計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案資料的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
會計電算化檔案管理的主要任務，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，確保各種會計檔案存儲的安全性與保密性，保證各種會計檔案得到合理有效利用。下面分別闡述。
一、保存打印出的紙質(zhì)會計檔案
由于電子數(shù)據(jù)的特殊性，一般在實行會計電算化后，要求將有關記錄會計業(yè)務的資料進行打印輸出，這樣一方面能夠保證會計檔案的長期安全保存，另一方面也能實現(xiàn)會計檔案的證據(jù)作用，便于追查和確定會計責任。
實現(xiàn)會計電算化之后，記賬憑證的生成有兩種方式：一是手工填制記賬憑證，然后輸入計算機，其與傳統(tǒng)會計核算時記賬憑證的保管沒有區(qū)別;二是機制記賬憑證，即根據(jù)原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證。對于機制記賬憑證需要打印出來，將原始單據(jù)附在后面，按記賬憑證的裝訂要求進行裝訂后保管。記賬憑證上應有錄入員、審核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。要做到當天發(fā)生的業(yè)務，當天登記入賬，期末及時結賬并打印輸出賬表。相關規(guī)定如下：
(1)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法進行保管;如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。
(2)一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。
(3)在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般可用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次。
(4)明細賬要求每年打印一次或在需要時打印。發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印，然后裝訂成冊進行保管。
(5)記賬憑證、總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。會計報表每月打印一次進行保管。
(6)各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿后，原則上應由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。
對于會計數(shù)據(jù)量大的特大型單位，考慮到實行會計電算化后賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案的條件下，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案后，可以采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案，而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)進行復制，防止由于各種原因造成數(shù)據(jù)讀取的困難，采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同。
二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計核算軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管
會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有：系統(tǒng)分析書、系統(tǒng)設計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后5年。
會計核算軟件系統(tǒng)也是會計電算化檔案，在保管過程中要特別注意版本的升級管理。
三、制定與實施檔案管理制度檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：
(1)存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的賬表，必須有會計主管、
系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。(2)各種安全和保密措施。(3)檔案管理員的崗位責任制度。
(4)檔案分類管理辦法。
(5)檔案使用的各種審批手續(xù)。
(6)各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)。
會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
四、安全和保密措施
對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有雙備份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同的建筑物內(nèi)。采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查和復制，防止由于介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
各種會計資料包括打印出的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)相應審批手續(xù)，不得外借和拿出單位。經(jīng)批準同意借閱的會計資料，應該履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在可擦寫介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染計算機病毒。
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