全國會(huì)計(jì)證《會(huì)計(jì)電算化》第三章第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件講義

　　第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求

　　一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求

　　根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件的設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：

　　(1)會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)規(guī)定，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會(huì)計(jì)核算工作的效率。

　　(2)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

　　(3)會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

　　(4)會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

　　(5)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T　19581―2004((信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　(6)會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許的使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。

　　(7)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　(8)單位修改、升級正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，或者需要改變會(huì)計(jì)核算軟件的運(yùn)行環(huán)境時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

　　(9)會(huì)計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。

　　二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

　　數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會(huì)計(jì)核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)核算條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入方式包括手工錄入、存儲(chǔ)介質(zhì)導(dǎo)人以及由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳人等。輸入的數(shù)據(jù)主要有三大類：初始數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)和原始憑證數(shù)據(jù)。

　　1.會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式

　　會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。此外，會(huì)計(jì)核算軟件某個(gè)功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。

　　2.對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

　　在會(huì)計(jì)賬套正式啟用之前，會(huì)計(jì)核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置。會(huì)計(jì)核算軟件必須具備以下初始化功能：

　　(1)輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括各級會(huì)計(jì)科目的名稱、編號、年初數(shù)、期初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等。

　　(2)輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項(xiàng)。

　　(3)選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。會(huì)計(jì)核算軟件對會(huì)計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄。

　　(4)定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，包括會(huì)計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等。

　　(5)用戶設(shè)置，明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員的登錄名、密碼、姓名、操作權(quán)限等。

　　(6)必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。

　　(7)會(huì)計(jì)核算軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目的名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

　　由于初始化工作是對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的直接輸入和修改，因此，初始化工作結(jié)束并經(jīng)確認(rèn)后，有關(guān)功能應(yīng)當(dāng)關(guān)閉，以防用戶繞過正常的賬務(wù)處理程序直接對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

　　(三)對記賬憑證輸入的基本要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件必須提供輸入記賬憑證的功能，輸入內(nèi)容包括填制憑證日期、憑證編號、業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目名稱或編號、金額、附件張數(shù)等。記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生。會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。

　　(四)對記賬憑證的控制功能要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定：

　　(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的記賬憑證編號重復(fù)，如重復(fù)，予以提示并拒絕保存。

　　(2)以編號形式輸入會(huì)計(jì)科目的，自動(dòng)顯示該編號所對應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱。

　　(3)正在輸入的記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸人金額時(shí)，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(4)正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(5)正在輸入的收款憑證的借方科目或付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(6)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的記賬憑證(不包括會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生的記賬憑證)進(jìn)行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時(shí)規(guī)定的各項(xiàng)提示。

　　(7)對已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對記賬憑證進(jìn)行修改;對于已記賬的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)不再允許撤銷審核。

　　(8)對同一張記賬憑證，應(yīng)分別對審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制，防止同一用戶對同一張記賬憑證同時(shí)具有輸入、修改權(quán)和審核權(quán)。

　　(9)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記憑證法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號“一”表示。

　　(10)采用直接輸入原始憑證由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證的，在生成正式的記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。

　　(五)對原始憑證輸入的基本要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件提供的原始憑證輸人項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項(xiàng)目有填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等。會(huì)計(jì)核算軟件對需要輸入的原始憑證，可以按照以下方法進(jìn)行處理：

　　(1)輸入記賬憑證的同時(shí)輸入相應(yīng)的原始憑證;輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時(shí)，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過;在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí)，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核;輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

　　(2)記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證;會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證;記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

　　(3)在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬以后，如果原始憑證確需修改，則會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能。

　　(六)對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求

　　(1)適用于外國貨幣核算業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供能輸入外國貨幣憑證的功能。通用會(huì)計(jì)核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

　　(2)采用統(tǒng)賬制核算外國貨幣的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)，輸入期初和發(fā)生時(shí)外匯牌價(jià)的功能。記賬憑證中，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動(dòng)折合為記賬本位幣金額。

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