2013年審計師考試《企業(yè)財務(wù)審計》第2章第1節(jié)：采購與付款性質(zhì)

　　第二章　采購與付款循環(huán)審計

　　第一節(jié)　本業(yè)務(wù)循環(huán)的性質(zhì)

　　一、業(yè)務(wù)循環(huán)綜述(P249)

　　采購與付款循環(huán)從請購單開出.包括訂貨、簽訂合同、驗收、確認債務(wù)、付款等環(huán)節(jié)。

　　采購與付款循環(huán)主要過程：

　　1.處理請購單---->報批

　　由使用商品和勞務(wù)的被授權(quán)人提出采購申請并填制請購單是本循環(huán)的起點，通常由倉庫或其他部門對所需要購買的商品填寫請購單。

　　適當?shù)氖跈?quán)審批是這一環(huán)節(jié)控制的關(guān)鍵，這種授權(quán)審批一般是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)進行分級授權(quán)控制，如倉庫在庫存達到再訂購點時可直接提出采購申請。

　　2.編制訂購單

　　采購部門根據(jù)批準的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體名稱、價格、數(shù)量、交貨時間等，訂購單應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號，并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名，正聯(lián)送交供應(yīng)商，副聯(lián)送至企業(yè)內(nèi)部的驗收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。

　　由獨立于請購、采購部門之外的其他部門檢查訂購單的合理性。

　　3.驗收商品和勞務(wù)----關(guān)鍵點

　　由驗收部門檢查收到的商品是否與訂購單上的項目一致，進行計數(shù)、稱量、測量、化驗來驗證外購商品或勞務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量。

　　驗收合格后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單，其中一聯(lián)交倉庫或其他請購部門作為入賬憑證，另一聯(lián)送財會部門作為記錄債務(wù)的依據(jù)。

　　4.確認債務(wù)(P250)

　　正確確認已驗收商品和勞務(wù)的債務(wù)，要求企業(yè)正確而及時地對采購業(yè)務(wù)進行記錄。

　　應(yīng)付賬款記賬人員在收到賣方發(fā)票時將發(fā)票上所列商品的名稱、規(guī)格、價格、數(shù)量、運費等與訂單、驗收單等相關(guān)憑證核對，并對合計加以復(fù)核。審核發(fā)票之后。就要登記采購日記賬和應(yīng)付款項明細賬，再匯總、過賬。

　　5.處理和記錄價款的支付

　　(1)通常采用預(yù)先編號的付款憑單進行控制.在付款前，付款憑單由應(yīng)付款項記賬員掌管。

　　(2)訂購單、驗收單、供應(yīng)商發(fā)票作為付款憑單的支持性憑證，經(jīng)審核無誤，由被授權(quán)的財會部門人員簽署支票。

　　(3)支票一經(jīng)簽署就要在付款憑單和支持性憑證上加蓋印鑒或以其他方式將其注銷。

　　(4)出納員根據(jù)簽發(fā)的支票及時登記銀行存款日記賬，會計人員登記應(yīng)付款項明細賬。

　　請購(請購單)---->報批---->訂貨(訂貨單)---->驗收(驗收單)---->儲存 ---->編制付款憑單(付款憑單)---->記賬---->付款。

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　　二、業(yè)務(wù)循環(huán)中的主要文件(P251)

　　1.請購單

　　通常由產(chǎn)品制造、資產(chǎn)使用等部門有關(guān)人員填寫。

　　訂購單上面注明所要采購商品的種類、數(shù)量及請購人等。

　　可以由不同的人員提出請購申請，例如原材料由倉庫管理部門提出，物料用品由維修單位提出。

　　2.訂購單

　　由采購部門編制的并提交供應(yīng)商，用來記錄企業(yè)準備采購的商品和勞務(wù)的名稱、種類、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、付款條件、價格及其他有關(guān)資料的書面憑證。

　　3.訂貨合同

　　明確購置品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨日期、付款條件等供需雙方責任、權(quán)利的書面文件。

　　4.驗收單

　　收到采購的商品時由驗收部門填制的收到商品的名稱、種類、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、訂單號及其他資料的書面憑證。

　　驗收單要預(yù)先連續(xù)編號，以便進行有效控制。

　　5.賣方發(fā)票

　　由賣方提供的標明采購的商品或勞務(wù)的種類、數(shù)量、價格、運費、現(xiàn)金折扣條件以及開單日期的書面憑證。

　　6.退貨或折讓通知單

　　反映由于退貨或折讓而減少向供應(yīng)商付款金額的憑證。

　　7.付款憑單(賣方發(fā)票，驗收單，訂購單)

　　用來建立正式記錄、控制采購和支付債務(wù)的授權(quán)證明憑證。

　　付款憑單正本須附賣方發(fā)票、驗收單和訂購單副本。

　　8.支票

　　企業(yè)開出的支付到期賬款的憑單。

　　9.采購日記賬

　　以付款憑單為依據(jù)記錄采購業(yè)務(wù)，對重要的采購類別分設(shè)專欄，以及設(shè)有應(yīng)付款項專欄、商品退回與折讓專欄等的日記賬。

　　10-15.現(xiàn)金和銀行存款日記賬，材料采購明細賬和總賬，原材料、包裝物、低值易耗品明細賬和總賬、應(yīng)付賬款明細賬和總賬，應(yīng)付票據(jù)明細賬和備查簿，預(yù)付賬款明細賬和總賬。

　　16.賣方對賬單

　　由供應(yīng)商按月編制，標明期初余額、本期購買、本期支付款項和期末余額。

　　賣方對賬單是供應(yīng)商對有關(guān)業(yè)務(wù)的陳述，除了對有爭議的事項和時間上的差異，被審計單位的應(yīng)付款項明細賬余額應(yīng)與賣方對賬單的余額一致。

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　　三、業(yè)務(wù)循環(huán)中的內(nèi)部控制(P252結(jié)合P121)

　　控制活動要素----業(yè)務(wù)授權(quán)控制，職責分工控制，憑證與記錄控制，實物控制，獨立檢查(P121)

　　1.職責分工(P252)

　　采購、驗收、付款和記錄要由不同的職能部門或人員負責。

　　職責分工：

　　(1)提出采購申請與批準采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制;

　　(2)批準請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害;

　　(3)采購審批，合同簽訂與合同審批相互獨立，防止虛列支出;

　　(4)驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數(shù)額登記入賬;

　　(5)應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項記錄的真實性，正確性;

　　(6)內(nèi)部檢查與有關(guān)執(zhí)行和記錄部門相互獨立，以保證內(nèi)部檢查的獨立性和有效性。

　　【例題1?單選題】

　　審計人員在審查被審計單位采購與付款循環(huán)的職責分工時，發(fā)現(xiàn)批準請購與采購職責未能相互分離.這種情況可能導致(　)。

　　A.采購部門購入過量或不必要的物資 B.未按實際收到的商品數(shù)額登記入賬

　　C.應(yīng)付賬款記錄不正確　　　　　　 D.未及時向特定債權(quán)人支付貨款

　　【答案】A

　　【解析】采購與付款循環(huán)的職責分工：(1)提出采購申請與批準采購申請相互獨立;(2)批準請購與采購部門相互獨立;(3) 采購審批，合同簽訂與合同審批相互獨立;(4)貨物驗收部門與財會部門相互獨立;(5)應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn);(6)內(nèi)部檢查與有關(guān)部門相互獨立。

　　2.信息傳遞程序控制

　　(1)授權(quán)程序

　　有效的內(nèi)部控制要求采購與付款業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)要經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)批準：

　?、倨髽I(yè)內(nèi)部建立分級采購批準制度;

　　②只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能提出采購申請;

　?、鄄少徤暾埥?jīng)獨立于采購和使用部門以外的被授權(quán)人的批準，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業(yè)利益;

　　④簽發(fā)支票要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準，保證貨款是以真實金額向特定債權(quán)人及時支付。

　　(2)文件和記錄的使用

　?、偈盏劫徹洶l(fā)票時，財會部門應(yīng)將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關(guān)資料核對相符后入賬;

　?、趯﹃P(guān)鍵性憑證要預(yù)先編號，由經(jīng)手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續(xù)性;訂購單中要有足夠的欄目和空間，詳細反映訂貨要求;

　　③建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù);

　?、茉O(shè)置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業(yè)務(wù);

　?、輰γ恳还?yīng)商設(shè)立應(yīng)付款項明細賬，并與總賬平行登記。

　　(3)獨立檢查

　?、儆瑟毩⒂跇I(yè)務(wù)經(jīng)辦的人員對賣方發(fā)票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查，確保實際收到的商品符合訂購要求。

　　②定期核對采購日記賬和應(yīng)收款項明細賬，檢查付款憑證單各項目填寫是否與賣方發(fā)票一致。

　?、塾蓪Ｈ藱z查采購形成的負債業(yè)務(wù)的真實性、實有數(shù)額及到期日等，按月向供應(yīng)商取得對賬單并與應(yīng)付款項明細賬核對調(diào)節(jié)，發(fā)生差異時查明原因。

　　④通過對賬確保債務(wù)的真實性和正確性，維護企業(yè)和債權(quán)人雙方的利益。

　?、輽z查付款憑單計算的正確性。

　　⑥檢查付款記錄的及時性和正確性，由獨立人員按月編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，檢查銀行存款日記賬記錄的付款與銀行對賬單的一致性。

　?、叨ㄆ跈z查采購日記賬與總賬、應(yīng)付款項明細賬與總賬、銀行存款日記賬與總賬的金額是否一致，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。

　　3.實物控制(P253)

　　(1)加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。

　　驗收部門人員應(yīng)獨立于倉庫保管人員.同時加強對發(fā)生的退貨的實物控制。貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證。

　　(2)限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。

　　特別應(yīng)注意對支票的實物控制，不得讓核準或處理付款的人接觸;未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管;作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開具支票。

　　【例題2?多選題】

　　下列各項中，符合采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制要求的有(　)。

　　A.應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)

　　B.簽發(fā)支票支付貨款要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準

　　C.貨物驗收部門與財會部門相互獨立

　　D.采購部門負責提出采購申請并辦理采購業(yè)務(wù)

　　E.收到購貨發(fā)票后，及時交財會部門確認其與訂貨單、驗收單的一致性

　　【答案】ABCE

　　【解析】D不符合采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制要求。

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