山東會(huì)計(jì)從業(yè)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》第9章第2節(jié)：會(huì)計(jì)檔案保管
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第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案保管
一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年。期滿之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，一般不得拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類(lèi)。永久檔案即長(zhǎng)期保管，不可以銷(xiāo)毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會(huì)計(jì)保管期限為最低保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國(guó)企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：
1.需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)(決算)。
2.保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類(lèi)出納賬。
3.保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)憑證類(lèi);總賬、明細(xì)賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會(huì)計(jì)移交清冊(cè);行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳、退庫(kù)憑證;財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。
4.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表;財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)、基本建設(shè)、撥貸款年報(bào);稅收會(huì)計(jì)報(bào)表(包括票證報(bào)表)。
5.保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年;銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對(duì)賬單;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表;行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表。
6.保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)。
三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制和交接
(一)會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封或抽換。借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷(xiāo)借閱手續(xù)。
(二)會(huì)計(jì)檔案的交接
1.單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
3.單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
4.單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)，所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
7.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
8.單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
9.交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。
10.我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡(jiǎn)稱(chēng)境外單位)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
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四、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀的，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：
(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明：銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。
(2)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
(3)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。
(4)監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。
提示：會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，各單位必須嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行。故意銷(xiāo)毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其他人員故意銷(xiāo)毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，都是違法行為。
【例題1?單選題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限，應(yīng)從( )。
A.移交檔案管理部門(mén)之日算起
B.會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起
C.年度會(huì)計(jì)報(bào)表簽發(fā)日算起
D.下一會(huì)計(jì)年度首月末之日算起
【答案】B
【例題2?單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
【答案】C
【例題3?單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是( )。
A.現(xiàn)金日記賬
B.現(xiàn)金總賬
C.應(yīng)收賬款總賬
D.固定資產(chǎn)總賬
【答案】A
【例題4?單選題】企業(yè)年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為( )。
A.10年
B.永久
C.15年
D.25年
【答案】B
【例題5?單選題】會(huì)計(jì)檔案是指記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要( )。
A. 歷史資料和證據(jù)
B. 憑證
C. 材料
D. 依據(jù)和資料
【答案】A
【例題6?單選題】以下會(huì)計(jì)資料中不屬于會(huì)計(jì)檔案的是( )。
A. 總賬
B.明細(xì)賬
C. 銀行存款日記賬
D. 購(gòu)銷(xiāo)合同
【答案】D
【例題7?單選題】下列會(huì)計(jì)檔案中需要保管25年的是( )。
A.備查賬
B.明細(xì)賬
C.銀行存款日記賬
D.科目匯總表
【答案】C
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【例題8?單選題】會(huì)計(jì)憑證一般 ( ) 裝訂一次。
A.每周
B.半月
C.每月
D.每季
【答案】C
【例題9?單選題】單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管( )年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
A. 10年
B. 20年
C. 1年
D. 15年
【答案】C
【例題10?單選題】財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由( )派員參加監(jiān)銷(xiāo)。
A. 上級(jí)審計(jì)部門(mén)
B. 下級(jí)審計(jì)部門(mén)
C. 同級(jí)審計(jì)部門(mén)
D. 公安部門(mén)
【答案】C
【例題11?單選題】其他單位如果因特殊原因需要使用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)( )。
A. 可以查閱或復(fù)印
B. 只可以查閱不能復(fù)制
C. 不可查閱和復(fù)制
D. 可以借閱
【答案】A
【例題12?單選題】企業(yè)總賬的保管期限為 ( )。
A. 10年
B. 20年
C. 1年
D. 15年
【答案】D
【例題13?單選題】行政事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證的保管期限為( )。
A. 15年
B. 永久
C. 5年
D. 25年
【答案】A
【例題14?多選題】會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，具體包括( )。
A. 會(huì)計(jì)憑證
B. 會(huì)計(jì)賬簿
C. 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
D. 其他會(huì)計(jì)核算資料
【答案】ABCD
【例題15?多選題】保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有( )。
A. 月度財(cái)務(wù)報(bào)告
B. 季度財(cái)務(wù)報(bào)告
C. 月、季財(cái)務(wù)報(bào)告文字分析
D. 固定資產(chǎn)卡片
【答案】ABC
【例題16?多選題】企業(yè)的下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限為15年的有( )。
A. 存貨總賬
B. 長(zhǎng)期投資總賬
C. 銀行對(duì)賬單
D. 固定資產(chǎn)卡片
【答案】AB
【例題17?多選題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限是指會(huì)計(jì)檔案應(yīng)予保管的時(shí)間，可分為永久和定期兩類(lèi)。定期保管期限分為 25年和( )。
A. 3年
B. 5年
C. 10年
D. 15年
【答案】ABCD
【例題18?多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案永久保管的是( )。
A. 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
B. 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)
C. 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
D. 年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
【答案】ACD
【例題19?多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案保管期限為5年的是( )。
A. 銀行對(duì)賬單
B. 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)
C. 記賬憑證
D. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表
【答案】AD
【例題20?多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案保管期限為15年的是( )。
A. 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
B. 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)
C. 記賬憑證
D. 匯總憑證
【答案】BCD
【例題21?多選題】單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在( )中列明。
A. 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
B. 賬簿扉頁(yè)
C. 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
D. 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)
【答案】AC
【例題22?多選題】單位銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由單位( )共同派員監(jiān)銷(xiāo)。
A. 審計(jì)部門(mén)
B. 司法部門(mén)
C. 檔案機(jī)構(gòu)
D. 會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)
【答案】CD
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【例題23?多選題】會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)中應(yīng)列明所銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的( )等內(nèi)容。
A. 起止年度和檔案編號(hào)
B. 應(yīng)保管期限
C. 已保管期限
D. 銷(xiāo)毀時(shí)間
【答案】ABCD
【例題24?判斷題】會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。( )
【答案】錯(cuò)
【例題25?判斷題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了的最后一天算起。( )
【答案】錯(cuò)
【例題26?判斷題】為方便會(huì)計(jì)檔案保管，可以根據(jù)需要對(duì)其拆封重新整理。( )
【答案】錯(cuò)
【例題27?判斷題】會(huì)計(jì)檔案只為本單位使用，各單位保存的會(huì)計(jì)檔案可以借出。( )
【答案】錯(cuò)
【例題28?判斷題】故意銷(xiāo)毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其他人員故意銷(xiāo)毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的行為，不是違法行為。( )
【答案】錯(cuò)
【例題29?判斷題】財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由上級(jí)財(cái)政部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。( )
【答案】錯(cuò)
【例題30?判斷題】保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷。( )
【答案】對(duì)
【例題31?判斷題】當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了的最后一天，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案部門(mén)，保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整。( )
【答案】錯(cuò)
【例題32?判斷題】會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。( )
【答案】對(duì)
【例題33?判斷題】正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷(xiāo)毀。( )
【答案】對(duì)
【例題34?不定項(xiàng)選擇題】
1.保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有( )。
A.輔助賬簿
B. 固定資產(chǎn)卡片
C. 企業(yè)月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
D. 企業(yè)季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
【答案】CD
2.企業(yè)年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為( )。
A. 15年
B. 25年
C. 10年
D. 永久
【答案】D
3.會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，具體包括( )。
A. 購(gòu)銷(xiāo)合同
B. 會(huì)計(jì)憑證
C. 會(huì)計(jì)賬簿
D. 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
【答案】BCD
4.下列會(huì)計(jì)檔案中需要保管25年的是( )。
A. 銀行存款日記賬
B. 三欄式明細(xì)賬
C. 銀行存款對(duì)賬單
D. 科目匯總表
【答案】A
全國(guó)會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試取消免試7月1日開(kāi)始
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