全國(guó)版會(huì)計(jì)從業(yè)《電算化》第4章第2節(jié)（下）：電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程
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第二節(jié) 電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程(下)
四、編制財(cái)務(wù)報(bào)表
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)，如賬務(wù)處理子系統(tǒng)、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)、工資子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)等，都能生成各種管理報(bào)表，但這些報(bào)表大多局限于各個(gè)子系統(tǒng)自身相關(guān)的業(yè)務(wù)，著眼于相關(guān)的管理與決策需要。與此不同的是會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)，它并非是對(duì)經(jīng)營(yíng)交易或事項(xiàng)的直接處理，而是用于法定會(huì)計(jì)報(bào)表或內(nèi)部管理報(bào)表的編制，更多的是著眼于整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的綜合反映，是會(huì)計(jì)核算工作的總結(jié)。
因此，會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)直接面向內(nèi)外報(bào)表使用者的會(huì)計(jì)信息需要，取數(shù)于各個(gè)子系統(tǒng)會(huì)計(jì)核算的結(jié)果，進(jìn)行相應(yīng)的加工處理。專門提供各種會(huì)計(jì)報(bào)表的子系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的一個(gè)重要子系統(tǒng)。
會(huì)計(jì)報(bào)表處理子系統(tǒng)的目標(biāo)就是根據(jù)賬務(wù)處理系統(tǒng)、其他會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)本身、其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源，按照用戶定義報(bào)表格式的方式，自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)和自動(dòng)生成報(bào)表，并按用戶需求對(duì)報(bào)表進(jìn)行各種分析。
(一)報(bào)表處理系統(tǒng)編制報(bào)表的數(shù)據(jù)處理基本流程：
1.報(bào)表格式設(shè)計(jì)。報(bào)表格式設(shè)計(jì)相當(dāng)于手工會(huì)計(jì)環(huán)境下繪制或取得一張空白的會(huì)計(jì)報(bào)表。格式設(shè)計(jì)包括定義報(bào)表尺寸(報(bào)表的行數(shù)和列數(shù))、設(shè)置組合單元、繪制表格線、輸入報(bào)表項(xiàng)目(包括表頭、表體和表尾項(xiàng)目)、設(shè)置行高及列寬、定義單元格風(fēng)格(包括字形、字體、字號(hào)、顏色、圖案、是否折行顯示等)、設(shè)置單元屬性(包括表樣、字符和數(shù)值屬性)和確定關(guān)鍵字位置等。
2.報(bào)表公式定義。報(bào)表公式?jīng)Q定了報(bào)表的數(shù)據(jù)來源及報(bào)表數(shù)據(jù)計(jì)算等，報(bào)表公式包括計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式等。提供了絕對(duì)單元公式和相對(duì)單元公式，可以方便、迅速地定義計(jì)算公式、審核公式、舍位平衡式;還提供了種類豐富的函數(shù)，在系統(tǒng)向?qū)У囊龑?dǎo)下輕松地從用友賬務(wù)及其他子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)并生成財(cái)務(wù)報(bào)表。
3.報(bào)表數(shù)據(jù)處理。報(bào)表格式設(shè)計(jì)完成之后，報(bào)表處理系統(tǒng)可以根據(jù)定義的報(bào)表格式和公式，從賬務(wù)處理系統(tǒng)、其他相關(guān)子系統(tǒng)或已生成的報(bào)表文件中自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)，并計(jì)算各個(gè)報(bào)表項(xiàng)目的數(shù)值，依據(jù)審核公式校驗(yàn)報(bào)表勾稽關(guān)系，依據(jù)平衡公式進(jìn)行舍位平衡操作，將計(jì)算結(jié)果保存于報(bào)表文件中。報(bào)表格式一次性定義后，可用于不同會(huì)計(jì)期的報(bào)表計(jì)算，具有一次性定義、多次使用的效果。
4.輸出報(bào)表。根據(jù)生成的報(bào)表或報(bào)表格式文件，輸出會(huì)計(jì)報(bào)表。
(二)報(bào)表的相關(guān)概念
1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。報(bào)表制作分為兩大部分來處理，即報(bào)表格式與公式設(shè)計(jì)以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。
(1)格式狀態(tài)。在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，以便定義報(bào)表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報(bào)表的格式，而報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。
(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。
2.單元。單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個(gè)單元。單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。
(1)數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。
(2)字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。
(3)表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么其輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁(yè)都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。
3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)，在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱可以以區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個(gè)單元的名稱來表示。
4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁(yè)上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。在報(bào)表系統(tǒng)中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個(gè)表頁(yè)，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如，A6到C10的長(zhǎng)方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。
5.表頁(yè)。一個(gè)報(bào)表最多可容納99999張表頁(yè)，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁(yè)在報(bào)表中的序號(hào)在表頁(yè)下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁(yè)標(biāo)”。頁(yè)標(biāo)用“第1頁(yè)”～“第99999頁(yè)”表示，如果當(dāng)前表為第2頁(yè)，則可以表示為@2。
6.關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以惟一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。例如，一個(gè)資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可存放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表(甚至多年的多張表)，要對(duì)某一張表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在報(bào)表系統(tǒng)中被稱為關(guān)鍵字。
報(bào)表系統(tǒng)共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，報(bào)表系統(tǒng)還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可以在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。
關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。
7.函數(shù)。企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁(yè)取數(shù)。報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。
(1)自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：
函數(shù)名(<科目編碼>,<會(huì)計(jì)期間>,[<方向>],[<賬套號(hào)>],[<會(huì)計(jì)年度>],[<編碼1>],[<編碼2>])，其中
?方向即“借”或“貸”，可以省略。
?賬套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為999賬套。
?會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。
?編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項(xiàng)目編碼等，如無輔助核算則省略。
賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：
總賬函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式
期初額函數(shù)： QC() SQC() WQC()
期末額函數(shù)： QM() SQM() WQM()
發(fā)生額函數(shù)： FS() SFS() WFS()
累計(jì)發(fā)生額函數(shù)：LFS() SLFS() WLFS()
條件發(fā)生額函數(shù)：TFS() STFS() WTFS()
對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS() SDFS() WDFS()
凈額函數(shù)： JE() SJE() WJE()
匯率函數(shù)： HL()
(2)自本表本表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個(gè)：
數(shù)據(jù)合計(jì)：PTOTAL()
平均值：PAVG()
最大值：PMAX()
最小值：PMIN()
(3)自本表其他表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自本表其他表頁(yè)的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字，作為表頁(yè)定位的依據(jù)或者直接以頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁(yè)的數(shù)據(jù)。可以使用SELECT()函數(shù)從本表其他表頁(yè)取數(shù)。
例：如果C1單元取自上個(gè)月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
例：如果C1單元取自第二張表頁(yè)的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C2@2。
(4)自其他報(bào)表取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用“報(bào)表[.REP]”->單元的格式指定要取數(shù)的某張報(bào)表的單元。
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(三)使用報(bào)表模板生成報(bào)表
財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)中按照會(huì)計(jì)制度提供了不同行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表模板，簡(jiǎn)化了用戶的報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作。
例4-21：
調(diào)用資產(chǎn)負(fù)債表模板，生成資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)據(jù)。
操作演示：
(四)自定義報(bào)表
除了利用系統(tǒng)預(yù)置的報(bào)表模板生成報(bào)表之外，還可以利用自定義報(bào)表功能定義企業(yè)所需的管理報(bào)表。
1.報(bào)表格式定義
1)設(shè)置報(bào)表尺寸
設(shè)置報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。
2)定義組合單元
有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個(gè)單元容納不下，為了實(shí)現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。
3)畫表格線
報(bào)表的尺寸設(shè)置完成后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報(bào)表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要?jiǎng)澤媳砀窬€。
4)輸入報(bào)表項(xiàng)目
報(bào)表的表間項(xiàng)目是指報(bào)表的文字內(nèi)容，主要包括表頭內(nèi)容、表體項(xiàng)目和表尾項(xiàng)目等。
5)定義報(bào)表行高和列寬
如果報(bào)表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的高度或列的寬度。
提示：行高、列寬的單位為毫米。
6)設(shè)置單元風(fēng)格
單元風(fēng)格主要指的是單元內(nèi)容的字體、字號(hào)、字型、對(duì)齊方式、顏色圖案等。設(shè)置單元風(fēng)格會(huì)使報(bào)表更符合閱讀習(xí)慣，更加美觀清晰。
7)設(shè)置關(guān)鍵字
關(guān)鍵字主要有六種：?jiǎn)挝幻Q、單位編號(hào)、年、季、月、日，另外還可以自定義關(guān)鍵字。用戶可以根據(jù)自己的需要設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。
8)調(diào)整關(guān)鍵字位置
如果關(guān)鍵字的位置不合適，可通過調(diào)整偏移量的方式來調(diào)整關(guān)鍵字的位置。
關(guān)鍵字的位置可以用偏移量來表示，負(fù)數(shù)表示向左移，正數(shù)表示向右移。在調(diào)整時(shí)，可以通過輸入正或負(fù)的數(shù)值進(jìn)行調(diào)整。關(guān)鍵字偏移量單位為象素。
例4-22：
資產(chǎn)負(fù)債表(簡(jiǎn)易)
編制單位：新瑞科技 年 月 日 單位：元
制表人：
說明：
表頭：
標(biāo)題“貨幣資金表”設(shè)置為“黑體、14號(hào)、居中”。
編制單位及金額單位設(shè)置為“楷體、12號(hào)”。
年、月、日應(yīng)設(shè)為關(guān)鍵字。
表體：
表體中文字設(shè)置為“宋體、10號(hào)、居中”。
表尾：
“制表人：” 設(shè)置為“楷體、10號(hào)、右對(duì)齊”。
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2.報(bào)表公式定義
報(bào)表格式設(shè)計(jì)完畢后，需填寫報(bào)表數(shù)據(jù)，這樣就得到了包含格式和數(shù)據(jù)的完整報(bào)表。使用報(bào)表處理系統(tǒng)，報(bào)表中的數(shù)據(jù)獲取方法將發(fā)生很大變化。部分最基本的、最原始的報(bào)表數(shù)據(jù)，可通過手工直接輸入的方法獲取;報(bào)表內(nèi)小計(jì)、合計(jì)等數(shù)據(jù)，可通過建立單元公式自動(dòng)計(jì)算的方法獲取;從其他報(bào)表中獲取的數(shù)據(jù)，可通過建立表與表之間數(shù)據(jù)連接公式的方法來獲取，從賬簿中獲取的數(shù)據(jù)，可通過建立賬務(wù)取數(shù)和函數(shù)公式，從賬務(wù)處理系統(tǒng)或其他會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)中采集數(shù)據(jù)。由于大部分報(bào)表的單元公式，以及獲取數(shù)據(jù)的方法相對(duì)穩(wěn)定，在以后各月中不應(yīng)再進(jìn)行大的變動(dòng)，系統(tǒng)都能夠自動(dòng)根據(jù)定義的公式和獲取數(shù)據(jù)的方法采集數(shù)據(jù)并進(jìn)行計(jì)算，因此，報(bào)表處理系統(tǒng)將大大節(jié)省編制報(bào)表的時(shí)間、減少編制錯(cuò)誤，簡(jiǎn)單經(jīng)濟(jì)，把大量重復(fù)、復(fù)雜的勞動(dòng)簡(jiǎn)單化，提高了工作效率。
例4-23：
(為了簡(jiǎn)化公式設(shè)置，只將有余額的科目列入計(jì)算公式中)
資產(chǎn)項(xiàng)目公式：
貨幣資金期末數(shù)= QM(“1001”,月)+ QM(“1002”,月)
應(yīng)收賬款期末數(shù)= QM(“1122”,月)
其他應(yīng)收款期末數(shù)= QM(“1221”,月)
存貨期末數(shù)= QM(“1403”,月)+QM(“1405”,月)+QM(“5001”,月)
固定資產(chǎn)期末數(shù)= QM(“1601”,月)
累計(jì)折舊期末數(shù)= QM(“1602”,月)
固定資產(chǎn)凈值期末數(shù)=固定資產(chǎn)期末數(shù)-累計(jì)折舊期末數(shù)
無形資產(chǎn)期末數(shù)= QM(“1701”,月)
資產(chǎn)合計(jì)期末數(shù)=貨幣資金期末數(shù)+應(yīng)收賬款期末數(shù)+其他應(yīng)收款期末數(shù)+存貨期末數(shù)+固定資產(chǎn)凈值期末數(shù)+無形資產(chǎn)期末數(shù)
負(fù)債及所有者權(quán)益項(xiàng)目公式：
短期借款期末數(shù)= QM(“2001”,月)
應(yīng)付賬款期末數(shù)= QM(“2202”,月)
應(yīng)交稅費(fèi)期末數(shù)= QM(“2221”,月)
應(yīng)付利息期末數(shù)= QM(“2231”,月)
負(fù)債合計(jì)期末數(shù)=短期借款期末數(shù)+應(yīng)付賬款期末數(shù)+應(yīng)交稅金期末數(shù)+應(yīng)付利息期末數(shù)
實(shí)收資本期末數(shù)= QM(“4001”,月)
未分利潤(rùn)期末數(shù)= QM(“4103”,月)+QM(“4104”,月)
所有者權(quán)益合計(jì)期末數(shù)=實(shí)收資本期末數(shù)+未分利潤(rùn)期末數(shù)
負(fù)債及所有者權(quán)益合計(jì)期末數(shù)=負(fù)債期末數(shù)+所有者權(quán)益期末數(shù)
操作演示：
3.生成報(bào)表數(shù)據(jù)
生成報(bào)表數(shù)據(jù)主要是通過報(bào)表系統(tǒng)的計(jì)算功能，利用前面設(shè)置的報(bào)表計(jì)算公式對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)的運(yùn)算。
生成報(bào)表數(shù)據(jù)分成兩步：一是輸入關(guān)鍵字、二是表頁(yè)重算。
例4-24：
輸入關(guān)鍵字2011年1月31日，生成資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)據(jù)。
(五)報(bào)表輸出
財(cái)會(huì)人員利用報(bào)表系統(tǒng)編制好會(huì)計(jì)報(bào)表后，這些報(bào)表就以文件的形式存放在磁介質(zhì)中。為了使企業(yè)的管理者、投資人、債權(quán)人、財(cái)政部門以及稅務(wù)部門能按其需要查看會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表系統(tǒng)提供了報(bào)表輸出功能。
1.報(bào)表輸出的內(nèi)容
報(bào)表輸出的內(nèi)容包括以下幾方面：
(1)輸出報(bào)表結(jié)構(gòu)(表樣)。輸出報(bào)表結(jié)構(gòu)，即可以輸出不包括數(shù)據(jù)，而包括報(bào)表結(jié)構(gòu)參數(shù)，如表尺寸、表單元類型、各類公式的空白表樣。
(2)輸出編制完整的報(bào)表。輸出包括數(shù)據(jù)和報(bào)表結(jié)構(gòu)等完整的報(bào)表。
(3)輸出能被其他處理系統(tǒng)接收的數(shù)據(jù)。輸出能被其他系統(tǒng)接收的數(shù)據(jù)，是指將報(bào)表數(shù)據(jù)以一定的形式，如以DBF數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，或以TXT文本文件的形式輸出，供其他系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的加工處理，提高自身的數(shù)據(jù)兼容性與通用性。
2.報(bào)表輸出的方式
在輸出報(bào)表時(shí)，一般有以下幾種方式：
(1)屏幕顯示。屏幕顯示是指將各種報(bào)表輸出到屏幕上，報(bào)表使用者可以通過屏幕查看報(bào)表。
(2)打印機(jī)輸出。打印機(jī)輸出是指將各種報(bào)表從打印機(jī)輸出，供報(bào)表使用者查看。
(3)磁盤輸出。磁盤輸出是指將各種報(bào)表以文件的形式輸出到磁盤上，報(bào)表使用者，特別是上級(jí)主管部門、總公司可以直接用磁盤中的報(bào)表進(jìn)行報(bào)表匯總。
(4)網(wǎng)絡(luò)傳輸。網(wǎng)絡(luò)傳輸是指通過網(wǎng)絡(luò)將各種報(bào)表從一個(gè)工作站傳遞到另一個(gè)或幾個(gè)工作站，只要報(bào)表使用者的計(jì)算機(jī)在此網(wǎng)絡(luò)環(huán)節(jié)中，便可以在各自的計(jì)算機(jī)上查看報(bào)表。
3.打印設(shè)置
打印設(shè)置是指在報(bào)表系統(tǒng)中財(cái)會(huì)人員可以根據(jù)打印的需要設(shè)置頁(yè)邊距、頁(yè)眉、頁(yè)腳、紙張大小、紙張來源等。財(cái)會(huì)人員可以使用報(bào)表系統(tǒng)提供的【打印設(shè)置】命令進(jìn)行設(shè)置
全國(guó)會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試取消免試7月1日開始
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五、工資核算系統(tǒng)
在手工方式下，工資核算工作耗費(fèi)財(cái)務(wù)人員大量的精力和時(shí)間，而且容易出錯(cuò)。采用計(jì)算機(jī)處理保證了工資數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高了工資核算的效率。
工資核算系統(tǒng)以職工個(gè)人的各項(xiàng)工資數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，計(jì)算應(yīng)發(fā)工資、扣款和實(shí)發(fā)工資等，編制工資數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表;按部門和人員類別進(jìn)行工資數(shù)據(jù)匯總，進(jìn)行代扣個(gè)人所得稅計(jì)算;提供多種方式的查詢、打印工資發(fā)放表、各種匯總表及個(gè)人工資條;進(jìn)行工資費(fèi)用分配與計(jì)提，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成工資憑證的處理。
不同的財(cái)務(wù)軟件和不同的用戶、以及不同的應(yīng)用模式，在操作流程上也有所區(qū)別。進(jìn)入工資核算系統(tǒng)后，必須按正確的順序調(diào)用系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，才能保證其核算的正確性。
企業(yè)為了進(jìn)行工資核算，必須建立和健全職工檔案、考勤制度、工時(shí)和產(chǎn)量完成記錄等統(tǒng)計(jì)制度。保證工資卡、考勤記錄、工時(shí)記錄等準(zhǔn)確無誤。另外，我國(guó)工資業(yè)務(wù)中還需要處理有關(guān)水電、住房公積金、保險(xiǎn)等代扣業(yè)務(wù)的記錄。
(一)工資核算系統(tǒng)的特點(diǎn)
工資的核算是企業(yè)比較常見的一項(xiàng)工作，根據(jù)企業(yè)員工的多少，這項(xiàng)工作的繁簡(jiǎn)程度也不同。對(duì)于大型企業(yè)來說，工資核算是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，而且它關(guān)系到職工的切身利益，這決定了工資核算子系統(tǒng)具有如下幾方面的特點(diǎn)：
1.數(shù)據(jù)量大。我國(guó)多數(shù)企業(yè)設(shè)置的工資項(xiàng)目較多，因此系統(tǒng)需要管理的原始數(shù)據(jù)量較大。對(duì)于一些短時(shí)間內(nèi)固定不變的數(shù)據(jù)，比如職工姓名、編碼、標(biāo)準(zhǔn)工資等需要在核算系統(tǒng)中長(zhǎng)期保存。對(duì)于一些需要變動(dòng)的數(shù)據(jù)，在進(jìn)行工資業(yè)務(wù)處理時(shí)，數(shù)據(jù)修改、輸入的工作量很大。
2.業(yè)務(wù)處理的時(shí)限性、準(zhǔn)確性要求高。企業(yè)發(fā)放工資的時(shí)間、流程確定以后一般不會(huì)頻繁變更，因此企業(yè)財(cái)務(wù)部門必須按時(shí)核算、發(fā)放工資，而且工資金額必須核算準(zhǔn)確，這樣才不會(huì)損害員工的切身利益。
3.處理業(yè)務(wù)重復(fù)性強(qiáng)，核算方法簡(jiǎn)單。工資業(yè)務(wù)雖然數(shù)據(jù)量大，但是由于是企業(yè)常見的一項(xiàng)工作，因此相關(guān)部門對(duì)于處理流程都比較熟悉，而且其核算方法比較簡(jiǎn)單，每月進(jìn)行工資業(yè)務(wù)處理時(shí)只要輸入每一職工的有關(guān)變動(dòng)數(shù)據(jù)即可，有很強(qiáng)的規(guī)律性和重復(fù)性，因此工資核算業(yè)務(wù)也便于計(jì)算機(jī)處理。
4.與成本核算子系統(tǒng)和賬務(wù)處理系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。工資核算子系統(tǒng)可以作為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)來使用，該系統(tǒng)除了進(jìn)行每一職工的工資管理和統(tǒng)計(jì)分析工作外，工資分?jǐn)偟慕Y(jié)果以及工資計(jì)提和分配形成的轉(zhuǎn)賬憑證能夠傳遞到成本核算子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)，從而提高整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的效率。
(三)初始設(shè)置
1.建立工資賬套。建立工資賬套時(shí)可以根據(jù)建賬向?qū)Х炙牟竭M(jìn)行：即參數(shù)設(shè)置、扣稅設(shè)置、扣零設(shè)置、人員編碼。
工資系統(tǒng)提供處理多個(gè)工資類別的功能。如果單位按周或一月多次發(fā)放工資，或者是單位中有多種不同類別(部門)的人員，工資發(fā)放項(xiàng)目不同，計(jì)算公式也不同，但需進(jìn)行統(tǒng)一工資核算管理，應(yīng)選擇建立多個(gè)工資類別。
選擇代扣個(gè)人所得稅后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成工資項(xiàng)目“代扣稅”，并自動(dòng)進(jìn)行代扣稅金的計(jì)算。
扣零處理是指每次發(fā)放工資時(shí)零頭扣下，積累取整，于下次工資發(fā)放時(shí)補(bǔ)上，系統(tǒng)在計(jì)算工資時(shí)將依據(jù)扣零類型(扣零至元、扣零至角、扣零至分)進(jìn)行扣零計(jì)算; 用戶一旦選擇了“扣零處理”，系統(tǒng)自動(dòng)在固定工資項(xiàng)目中增加“本月扣零”和“上月扣零”兩個(gè)項(xiàng)目，扣零的計(jì)算公式將由系統(tǒng)自動(dòng)定義，無需設(shè)置。
例4-25：
工資類別個(gè)數(shù)設(shè)置為“多個(gè)”，核算幣種設(shè)置為“人民幣RMB”，要求代扣個(gè)人所得稅，不進(jìn)行扣零處理，人員編碼長(zhǎng)度設(shè)置為“3位”，啟用日期設(shè)置為2011年1月。
2.人員類別設(shè)置。人員類別與工資費(fèi)用的分配、分?jǐn)傆嘘P(guān)，以便于按人員類別進(jìn)行工資匯總計(jì)算。
例4-26：
管理人員、銷售人員、研發(fā)人員。
3.工資項(xiàng)目設(shè)置。
工資項(xiàng)目設(shè)置即定義工資項(xiàng)目的名稱、類型、寬度、小數(shù)、增減項(xiàng)。系統(tǒng)中有一些固定項(xiàng)目，是工資賬中必不可少的，包括：“應(yīng)發(fā)合計(jì)”，“扣款合計(jì)”，“實(shí)發(fā)合計(jì)”，這些項(xiàng)目不能刪除和重命名。其他項(xiàng)目可根據(jù)實(shí)際情況定義或參照增加。如：基本工資、獎(jiǎng)勵(lì)工資、請(qǐng)假天數(shù)等。在此設(shè)置的工資項(xiàng)目是針對(duì)所有工資類別的全部工資項(xiàng)目。
例4-27：
4.銀行名稱設(shè)置。
發(fā)放工資的銀行可按需要設(shè)置多個(gè)，這里銀行名稱設(shè)置是對(duì)所有工資類別。例如：同一工資類別中的人員由于在不同的工作地點(diǎn)，需在不同的銀行代發(fā)工資;或者不同的工資類別由不同的銀行代發(fā)工資，均需設(shè)置相應(yīng)的銀行名稱。
5.建立工資類別
在工資管理中，如果單位存在按周或每月多次發(fā)放工資、或者存在多種不同類別的人員，每一類人員的工資發(fā)放項(xiàng)目不同，計(jì)算公式亦不同，但又需要進(jìn)行統(tǒng)一工資核算管理的情況，則可以通過建立不同的工資類別，實(shí)現(xiàn)多個(gè)類別的核算。
例4-28：
“正式人員”工資類別：所有部門;“臨時(shí)人員”工資類別：只包括“研發(fā)部”。
操作演示：
[4-28.htm]
6.設(shè)置人員檔案
人員檔案的設(shè)置用于登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號(hào)、所在部門、人員類別等信息。此外，員工的增減變動(dòng)也必須在本功能中處理。人員檔案的操作是針對(duì)某個(gè)工資類別的，即應(yīng)先打開相應(yīng)的工資類別。
例4-29：
7.設(shè)置工資項(xiàng)目的計(jì)算公式
設(shè)置計(jì)算公式就是定義某些工資項(xiàng)目的計(jì)算公式及工資項(xiàng)目之間的運(yùn)算關(guān)系。例如：缺勤扣款=基本工資/月工作日×缺勤天數(shù)。運(yùn)用公式可直觀表達(dá)工資項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)算過程，靈活地進(jìn)行工資計(jì)算處理。
定義公式可通過選擇工資項(xiàng)目、運(yùn)算符、關(guān)系符、函數(shù)等組合完成。
系統(tǒng)固定的工資項(xiàng)目，如“應(yīng)發(fā)合計(jì)”、“扣款合計(jì)”、“實(shí)發(fā)合計(jì)”等的計(jì)算公式，系統(tǒng)根據(jù)工資項(xiàng)目設(shè)置的“增減項(xiàng)”自動(dòng)給出，用戶在此只能增加、修改、刪除其他工資項(xiàng)目的計(jì)算公式。
定義工資項(xiàng)目計(jì)算公式要符合邏輯。系統(tǒng)將對(duì)公式進(jìn)行合法性檢查，對(duì)不符合邏輯的公式，系統(tǒng)將給出錯(cuò)誤提示。定義公式時(shí)要注意先后順序，先得到的數(shù)據(jù)應(yīng)先設(shè)置公式。
例4-30：
工資項(xiàng)目：
基本工資、崗位工資、交通補(bǔ)助、應(yīng)發(fā)合計(jì)、請(qǐng)假扣款、住房公積金、扣款合計(jì)、實(shí)發(fā)合計(jì)、代扣稅、請(qǐng)假天數(shù)。
計(jì)算公式：
8.錄入職工基本工資數(shù)據(jù)。
在工資系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理開始前，將所有人員的每月相對(duì)不發(fā)生變化的工資項(xiàng)目數(shù)據(jù)或變化較小工資項(xiàng)目數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，作為工資計(jì)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
例4-31：
全國(guó)會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試取消免試7月1日開始
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