電算化系統(tǒng)中憑證輸入時(shí)的注意問題
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(1)通用賬務(wù)處理系統(tǒng)一般允許輸入一借一貸、一借多貸。一貸多借，甚至多借多貸的記賬憑證，對一張憑證中的筆數(shù)沒有限制。但用戶在使用時(shí)仍應(yīng)按會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，一張記賬憑證記錄一筆完整的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不應(yīng)將不同的業(yè)務(wù)記錄在一張憑證上。
(2)對于設(shè)有輔助核算的會(huì)計(jì)科目輸入時(shí)，系統(tǒng)將在相應(yīng)位置開設(shè)窗口，提示輸入相應(yīng)內(nèi)容。例如，設(shè)有數(shù)量核算的，系統(tǒng)將要求輸入數(shù)量和單價(jià);需要進(jìn)行外幣核算的，將要求輸入對應(yīng)外幣金額和匯率;設(shè)為銀行類別的，將要求輸入結(jié)算類別和結(jié)算單據(jù)號。這些內(nèi)容應(yīng)按要求輸入。
(3)憑證輸入完畢，系統(tǒng)自動(dòng)將進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)注冊的操作人員的姓名填入有關(guān)簽章位置。該項(xiàng)內(nèi)容不需輸入。
(4)通用會(huì)計(jì)軟件，除了設(shè)有自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能外，一般還設(shè)有定義憑證格式功能。設(shè)置定義憑證格式功能是為處理那些有規(guī)律性的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)(一般為一個(gè)月)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)相同只是日期和金額不同的情況。例如，會(huì)計(jì)軟件開發(fā)公司銷售通用會(huì)計(jì)軟件，每套軟件5000元。此類業(yè)務(wù)的收款憑證除日期和所收支票的結(jié)算號以外，其他憑證要素的基本內(nèi)容相同。
為了減少記賬憑證輸入的工作量，加快憑證輸入的速度，可以事先在這類憑證中設(shè)置摘要和借貸方會(huì)計(jì)科目等會(huì)計(jì)要素，并將其以文件形式保存在系統(tǒng)中。一般稱這種特殊的憑證為自動(dòng)定義格式憑證。當(dāng)需要輸入這類業(yè)務(wù)的記賬憑證時(shí)，可以按系統(tǒng)提示調(diào)出相應(yīng)的格式，輸入該筆業(yè)務(wù)的日期和金額，即可完成一張憑證的錄入工作。自動(dòng)定義格式憑證與自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的功能相似但使用場合不同。
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