現(xiàn)代秘書必須樹(shù)立科學(xué)公關(guān)意識(shí)

　　現(xiàn)代秘書是社會(huì)組織中重要而特殊的成員，他們是組織領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，以協(xié)調(diào)關(guān)系，處理信息，辦理事務(wù)和輔助決策為主要職責(zé)。他們職責(zé)履行的狀況如何將在一定程度上影響社會(huì)組織的發(fā)展，他們?cè)趯?shí)現(xiàn)自身組織與公眾，包括內(nèi)部公眾和外部公眾的和諧發(fā)展中起著重要的作用。因此，現(xiàn)代秘書必須樹(shù)立科學(xué)的公關(guān)意識(shí)。

　　科學(xué)的公關(guān)意識(shí)是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)現(xiàn)代秘書的客觀要求

　　公共關(guān)系同資金、設(shè)備、人才一起被人們稱之為現(xiàn)代企業(yè)的四大支柱。人們已越來(lái)越多地開(kāi)始認(rèn)識(shí)到公共關(guān)系在協(xié)調(diào)現(xiàn)代組織，尤其是企業(yè)組織與公眾之間各種關(guān)系，樹(shù)立組織形象，擴(kuò)大組織影響中的重要作用。它是組織謀求生存與發(fā)展不可缺少的重要條件。而科學(xué)的公關(guān)意識(shí)是組織成員或公共關(guān)系工作人員自覺(jué)致力于塑造組織形象，傳播溝通，爭(zhēng)取公眾理解與支持的觀念和指導(dǎo)思想。它包括“塑造形象意識(shí)”、“服務(wù)公眾意識(shí)”、“真誠(chéng)互惠意識(shí)”、“溝通交流意識(shí)”、“創(chuàng)新審美意識(shí)”及“立足長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)”等。改革開(kāi)放以來(lái)，尤其是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)始以市場(chǎng)和價(jià)值規(guī)律為判斷依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，市場(chǎng)成為社會(huì)資源的主要配置者。社會(huì)通過(guò)市場(chǎng)優(yōu)化配置資源實(shí)現(xiàn)技術(shù)進(jìn)步，促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的提高和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)勢(shì)必形成一種優(yōu)勝劣汰的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，它要求人們具有獨(dú)立自主，開(kāi)拓創(chuàng)新，敢冒風(fēng)險(xiǎn)，社會(huì)協(xié)作的思想觀念和作風(fēng)。作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體的社會(huì)組織，很難擺脫那種優(yōu)勝劣汰的市場(chǎng)法則，注重樹(shù)立組織形象，真誠(chéng)互惠。服務(wù)公眾，加強(qiáng)組織與社會(huì)公眾的交流溝通，力求組織的創(chuàng)新和實(shí)現(xiàn)組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。現(xiàn)代秘書處于社會(huì)組織中的中樞機(jī)構(gòu)，是這一中樞機(jī)構(gòu)的重要成員，是組織領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，秘書工作的職能就是處理信息，協(xié)調(diào)關(guān)系，辦理事務(wù)。上傳下達(dá)，聯(lián)系內(nèi)外左右，輔助決策等。秘書工作的職能及其活動(dòng)的根本對(duì)象是組織領(lǐng)導(dǎo)者和組織內(nèi)外公眾，輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理，目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)組織的管理和推動(dòng)組織的發(fā)展。外部環(huán)境的變化，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)社會(huì)組織提出的新要求，客觀上必然地反映到秘書工作的職能中和秘書活動(dòng)中，要求現(xiàn)代秘書人員自始至終把處理好本組織內(nèi)部關(guān)系及組織與外部公眾的關(guān)系放在本職工作的重要位置。公共關(guān)系已直接關(guān)系到社會(huì)組織的生存和發(fā)展。其一，現(xiàn)代組織內(nèi)部公眾的關(guān)系沒(méi)有處理好、協(xié)調(diào)好，就會(huì)削弱甚至喪失其內(nèi)在的發(fā)展動(dòng)力，其競(jìng)爭(zhēng)力和實(shí)力就會(huì)大大減弱;其二，現(xiàn)代組織的發(fā)展需要一個(gè)良好的外部環(huán)境，外部公眾對(duì)自身組織的了解、理解、認(rèn)同和支持是組織發(fā)展的重要外在力量;其三，現(xiàn)代組織的發(fā)展需要擴(kuò)大自身的影響，需要一定的知名度和美譽(yù)度，需要樹(shù)立自身的良好形象，這必然需要秘書人員在公共關(guān)系方面的努力和培養(yǎng)科學(xué)的公關(guān)意識(shí)。

　　科學(xué)的公關(guān)意識(shí)和公關(guān)能力是現(xiàn)代秘書的重要素質(zhì)要求

　　社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，社會(huì)組織面臨著來(lái)自各方面新的強(qiáng)大的生存壓力?，F(xiàn)代秘書在組織中發(fā)揮著信息的匯總和傳播作用，上傳下達(dá)，聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右，這無(wú)不與組織公共關(guān)系密切相關(guān)。首先，現(xiàn)代秘書工作要取得成功，必須時(shí)刻注意樹(shù)立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽(yù)，并將其貫徹于組織工作的始終。在工作實(shí)踐中，一旦組織的形象和聲譽(yù)由于外部或內(nèi)部因素受到損害時(shí)，秘書人員必須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并協(xié)同有關(guān)人員在消除破壞因素的前提下，通過(guò)一系列行之有效的各種形式的有關(guān)活動(dòng)，取得社會(huì)公眾的了解、理解和支持，設(shè)法改善形象，挽回信譽(yù)，重塑組織的良好形象，變“危機(jī)”為實(shí)現(xiàn)組織進(jìn)一步發(fā)展的“良機(jī)”。

　　其次，現(xiàn)代秘書必須學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)組織與公眾之間的利益，樹(shù)立以公眾利益為重的觀念。組織在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中有什么有益于社會(huì)公眾的決定行動(dòng)，作為秘書人員應(yīng)及時(shí)地通過(guò)不同的渠道和媒介手段進(jìn)行對(duì)外宣傳，廣泛傳播，讓社會(huì)公眾能充分獲取組織提供的利益。公眾有了利益，才會(huì)考慮組織的利益，實(shí)現(xiàn)組織與公眾間的互惠。另外，如果組織的某些行為或決策無(wú)意中損害了公眾利益，某一自然災(zāi)害的發(fā)生或重大事故給公眾造成損失時(shí)，秘書人員不能袖手旁觀，應(yīng)該能以科學(xué)的態(tài)度正確處理，深入調(diào)查，了解真相，通過(guò)傳媒道明原委，坦承過(guò)失和不足并勇于承擔(dān)責(zé)任，爭(zhēng)取公眾的諒解，挽回影響。所以，秘書工作必須以符合社會(huì)公眾利益為原則，任何損害公眾利益的行為都是不利于組織發(fā)展的。所以，現(xiàn)代秘書人員必須牢記公眾至上的原則，樹(shù)立起與社會(huì)公眾真誠(chéng)互惠的意識(shí)，并將其落實(shí)到自身的工作實(shí)踐中去。在任何時(shí)候和任何情況下，秘書人員都應(yīng)該而且必須做到讓組織與公眾溝通交流，達(dá)到利益的相融，實(shí)現(xiàn)組織與社會(huì)的和諧發(fā)展。

　　再次，現(xiàn)代秘書必須具備創(chuàng)新審美的意識(shí)和能力。公共關(guān)系的目的就是通過(guò)各種媒介傳播交流，爭(zhēng)取公眾對(duì)組織的理解、信任和支持，擴(kuò)大組織的知名度和美譽(yù)度?，F(xiàn)代秘書要時(shí)刻明白自己工作職責(zé)的新要求，工作中時(shí)刻不忘組織的發(fā)展目標(biāo)，為組織的發(fā)展和不斷變革創(chuàng)新作出自己的努力。此外，秘書人員還要有明辨是非和美丑的能力，哪些行為是對(duì)的，公眾認(rèn)可的，有利于樹(shù)立組織良好形象的;哪些行為是不對(duì)的，公眾反對(duì)的，損害組織形象的，秘書人員對(duì)于這些組織發(fā)展的行為規(guī)范應(yīng)有明確的認(rèn)識(shí)。否則，秘書工作人員就難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

　　最后，現(xiàn)代秘書人員必須具有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光。秘書工作在某種意義上代表著一定的組織形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，他們的一舉一動(dòng)、一言一行都必須從組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)和全局出發(fā)，不能只顧眼前，搞短期行為。如果目光短淺，心胸狹隘，就不能從組織發(fā)展的角度去考慮問(wèn)題和處理問(wèn)題，就很難與組織內(nèi)外部公眾保持良好關(guān)系來(lái)實(shí)現(xiàn)組織新的新發(fā)展。

　　現(xiàn)代秘書必須強(qiáng)化科學(xué)的公關(guān)意識(shí)和增強(qiáng)公關(guān)能力

　　公共關(guān)系在社會(huì)組織中的地位和作用顯得尤為重要。那么，作為現(xiàn)代秘書應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，強(qiáng)化和樹(shù)立科學(xué)的公關(guān)意識(shí)并不斷提高自身的公關(guān)能力?，F(xiàn)代秘書在科學(xué)的公關(guān)意識(shí)指導(dǎo)下，有意識(shí)地培養(yǎng)和提高公關(guān)能力。第一，提高對(duì)公共關(guān)系在社會(huì)組織中重要性的認(rèn)識(shí)。公共關(guān)系在某種程度上決定著社會(huì)組織的發(fā)展，公共關(guān)系體現(xiàn)著社會(huì)組織的一種實(shí)力，也反映出現(xiàn)代秘書的一種工作能力;第二，結(jié)合秘書工作的實(shí)踐，把秘書學(xué)、公共關(guān)系學(xué)和組織管理學(xué)結(jié)合起來(lái)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自身的理論修養(yǎng)，并在學(xué)習(xí)中逐步探索出幾門學(xué)科“共通”的規(guī)律性的東西，并將其作為自己工作中的指導(dǎo)思想，逐步形成自己的觀念意識(shí);第三，積極主動(dòng)并且廣泛地參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，有意識(shí)地培養(yǎng)和鍛煉自己的社會(huì)交往能力和公關(guān)能力。只有廣泛地參與社會(huì)實(shí)踐，才能更廣泛地了解社會(huì)。了解社會(huì)公眾，了解公眾在不同時(shí)期的社會(huì)需要，才能做到和做好與社會(huì)公眾的溝通和交流，才能贏得公眾的認(rèn)同和支持，秘書的公關(guān)能力也才能不斷提高;第四，現(xiàn)代秘書人員應(yīng)學(xué)會(huì)借鑒歷史、借鑒他人和善于在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自己。無(wú)論是過(guò)去還是現(xiàn)代，也無(wú)論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外，都有許多成功的公共關(guān)系先例，他們成功的經(jīng)驗(yàn)很值得我們學(xué)習(xí)和借鑒，有些可以直接運(yùn)用于自己的工作實(shí)踐。此外，秘書應(yīng)善予總結(jié)自己工作中成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，力求自己在公關(guān)工作方面立于不敗之地;第五，培養(yǎng)正確的思想觀念，樹(shù)立科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀?，F(xiàn)代秘書要消除把公關(guān)當(dāng)作“攻關(guān)”的錯(cuò)誤思想觀念。 “攻關(guān)”在一定意義上是一種不正之風(fēng)，是一種短期行為，有時(shí)甚至是違法犯罪的行為。如果秘書對(duì)公共關(guān)系處理不好，將會(huì)危害組織。因此，現(xiàn)代秘書科學(xué)的公關(guān)意識(shí)無(wú)論是對(duì)個(gè)人還是組織都顯得十分重要。

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