2013年北京會計(jì)證《會計(jì)電算化》預(yù)習(xí)：會計(jì)電算化檔案的基本要求

　　【本節(jié)要點(diǎn)】

　　紙質(zhì)會計(jì)檔案的打印及保存、電子會計(jì)檔案的保存、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管、制定與實(shí)施檔案管理制度、安全和保密措施。

　　【本節(jié)內(nèi)容】

　　會計(jì)檔案保管是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作，是保存單位歷史業(yè)務(wù)信息，檢查以前年度經(jīng)濟(jì)責(zé)任和績效考核的重要依據(jù)，單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，切實(shí)地把會計(jì)檔案管好。在實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容，也具有與手工不同的特點(diǎn)。電算化方式下的會計(jì)檔案具有磁性化、電子化和隱性化的特點(diǎn)，而《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定沒有包括這方面的內(nèi)容，因此對會計(jì)電算化檔案的管理要根據(jù)《會計(jì)法》的基本要求，參照和借鑒《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合會計(jì)電算化的特點(diǎn)來進(jìn)行。

　　實(shí)行會計(jì)電算化后，會計(jì)檔案應(yīng)包括存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其他磁性介質(zhì)或光盤(磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等)存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。

　　電算化方式下的會計(jì)數(shù)據(jù)包括：(1)會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)，記載會計(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證等數(shù)據(jù);(2)會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)過程或會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施過程中的各種開發(fā)實(shí)施資料，如開發(fā)的需求分析書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)書、實(shí)施過程中的參數(shù)設(shè)置情況表等;(3)其他會計(jì)資料。這些檔案無論其是以紙質(zhì)形式還是以電子數(shù)據(jù)形式存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)或是存放在磁盤等介質(zhì)上，都屬于會計(jì)電算化檔案。嚴(yán)格來講，會計(jì)電算化檔案資料的內(nèi)容多于傳統(tǒng)手工會計(jì)核算會計(jì)檔案。

　　會計(jì)電算化檔案管理的主要任務(wù)，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，確保各種會計(jì)檔案的安全性與保密性，保證各種會計(jì)檔案得到合理有效利用。會計(jì)電算化檔案管理要求做到以下幾點(diǎn)：

　　一、紙質(zhì)會計(jì)檔案的打印及保存

　　會計(jì)電算化的大部分會計(jì)檔案以電子數(shù)據(jù)的形式存放在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，這些數(shù)據(jù)無法脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行查看，機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)的修改一般不留痕跡，存在一定的安全隱患。所以，要求已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的單位，其會計(jì)檔案必須打印輸出，以紙質(zhì)形式按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行保管。這樣一方面能夠保證會計(jì)檔案的長期安全保存，另一方面也能實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的證據(jù)作用，便于追查和確定會計(jì)責(zé)任。

　　計(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，必須符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計(jì)檔案保存的資料，其保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

　　1.記賬憑證的打印和保存。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化之后，記賬憑證的生成有兩種方式：一是手工填制記賬憑證，然后輸入計(jì)算機(jī)，這種方式與傳統(tǒng)會計(jì)核算對記賬憑證的保管沒有區(qū)別;二是機(jī)制記賬憑證，即根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證。對于機(jī)制記賬憑證需要打印出來，將原始單據(jù)附在后面，按記賬憑證的裝訂要求進(jìn)行裝訂后保管。記賬憑證上應(yīng)有錄入員、審核人員和會計(jì)主管人員的簽名或蓋章。要做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記人賬，期末及時(shí)結(jié)賬并打印輸出賬表。

　　2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法進(jìn)行保管;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

　　3.一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的

　　賬簿，可滿頁打印。

　　4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總賬一般可用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次。

　　5.明細(xì)賬要求每年打印一次或在需要時(shí)打印。發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印，然后裝訂成冊進(jìn)行保管。

　　6.各單位每年形成的會計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年。期滿后，原則上應(yīng)由財(cái)會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。

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　　二、電子會計(jì)檔案的保存

　　對于會計(jì)數(shù)據(jù)量大的特大型單位，考慮到實(shí)行會計(jì)電算化后賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案的條件下，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案后，可以采用上述存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案，而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，防止由于各種原因造成數(shù)據(jù)讀取的困難。采用上述存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計(jì)賬簿、報(bào)表相同。

　　采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)賬簿、報(bào)表，作為會計(jì)檔案保存的單位，應(yīng)滿足以下要求：

　　1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計(jì)賬簿，應(yīng)征得同級財(cái)政部門的同意。

　　2.保存期限同打印輸出的書面形式的會計(jì)賬簿、報(bào)表。

　　3.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款賬日記賬仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

　　4.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計(jì)檔案。

　　三、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管

　　會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有：系統(tǒng)分析書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)書、軟件測試報(bào)告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。會計(jì)軟件系統(tǒng)也是會計(jì)電算化檔案，在保管過程中要特別注意版本的升級管理。

　　《會計(jì)電算化工作規(guī)范》要求“通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序，視同會計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。”

　　四、制定與實(shí)施檔案管理制度

　　檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：

　　1.存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的賬表，必須有會計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

　　2.各種安全和保密措施。

　　3.檔案管理員的崗位責(zé)任制度。

　　4.檔案分類管理辦法。

　　5.檔案使用的各種審批手續(xù)。

　　6.各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)。

　　會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案保管期限應(yīng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

　　五、安全和保密措施

　　對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會計(jì)檔案應(yīng)有雙備份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，最好在兩個(gè)不同建筑物內(nèi)。

　　采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止由于介質(zhì)損壞而是會計(jì)檔案丟失。采用軟盤保存會計(jì)檔案的，存放的濕度要求為8% --83%，溫度要求為4C --50℃，磁場強(qiáng)度要求應(yīng)小于50奧斯特。

　　各種會計(jì)資料包括打印出的會計(jì)資料以及存儲會計(jì)資料的軟盤、硬盤、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)相應(yīng)審批手續(xù)，不得外借和拿出單位。經(jīng)批準(zhǔn)同意借閱的會計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在可擦寫介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染計(jì)算機(jī)病毒。

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